Секретарь/Помощник руководителя

Обязанности:

• ведение делопроизводства Фонда: регистрация, распределение, отправка/получение корреспонденции, в т. ч. электронной;
• ведение кадрового документооборота;
• проведение деловых телефонных переговоров по поручению руководства Фонда, переписки (Email+WhatsApp), встреч (онлайн и офлайн) с потенциальными клиентами/партнерами на разных языках;
• ведение протоколов совещаний, в т. ч. дистанционных и учет распределения задач сотрудникам;
• составление писем и иных документов по заданию руководства;
• участие в составлении заявок на гранты;
• прием и перераспределение телефонных звонков;
• организации совещаний, переговоров (подготовка переговорных помещений и обеспечение их необходимыми материалами), в т. ч. подготовка дистанционных переговоров с применением средств вкс;
• выполнение отдельных поручений руководства;
• поддержка информационной ленты сайта;
• оформление и ведение архива документов Фонда;
• формирование и ведение договоров на обслуживание деятельности офиса;
• обеспечение офиса канцтоварами и прочее;
• Travel-поддержка сотрудников Фонда, в т. ч. помощь в оформлении виз;
• организация деловых поездок сотрудников (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.);
• встреча посетителей, чай/кофе гостям и сотрудникам Фонда;

Требования:

• грамотная устная и письменная речь;
• уверенный пользователь ПК, оргтехники, IP-телефонии;
• владение программными средствами, в т. ч. умение создавать презентации, организовывать видеоконференции,
• владение английским языком как преимущество
• опыт работы в арт-индустрии и/или области культуры, владение дополнительным иностранным языком будет преимуществом;