Секретарь Отдела организационного, документационного и кадрового обеспечения

Обязанности:

• документационное обеспечение деятельности Главы города Вологды и Вологодской городской Думы, в том числе с использованием СЭД «ДЕЛО» в единой системе электронного документооборота органов местного самоуправления города Вологды;
• подготовка проектов поручений (резолюций) Главы города Вологды по исполнению зарегистрированных служебных документов, обеспечивая установленный порядок прохождения зарегистрированных служебных документов, выполнение ввода резолюций, постановку на контроль и снятие с контроля резолюций, ввод отчетов об исполнении резолюций, внесение отметок о списании исполненных служебных документов, рассмотренных обращений граждан и организаций;
• комплектация, обеспечение сохранности документов постоянного и длительного срока хранения, образующихся в деятельности Вологодской городской Думы, организации учета и использования документов, находящихся на архивном хранении в Вологодской городской Думе, являясь ответственным за архив ВгД;
• формирование и оформление дел постоянного срока хранения и по личному составу, переданные в установленном порядке на архивное хранение; учет архивных документов, составление описей дел постоянного срока хранения;
• обеспечение обмена данными в системе электронного документооборота на портале ССТУ.РФ по обращениям граждан, поступившим в Вологодскую городскую Думу, импорт данных по обращениям граждан на портал ССТУ.РФ;
• осуществление анализа документооборота в Вологодской городской Думе, подготовка отчетов о рассмотрении обращений граждан, поступивших в Вологодскую городскую Думу и Главе города Вологды, подготовку сводного отчета о рассмотрении обращений граждан, поступивших депутатам Вологодской городской Думы;
• разработка сводной номенклатуры дел Вологодской городской Думы;
• ведение в установленном порядке учета гербовых печатей и штампов, используемых в Вологодской городской Думе.

Требования:

• грамотная письменная речь, знание норм этикета, в частности делового, и этики официального общения;
• знание о порядке и правилах работы с документами, типовых сроках их исполнения, видах документов и их функциях, правилах технической обработки материалов постоянного и временного хранения;
• знание в области архивного делопроизводства: передача дел в архив, составление списков материалов, критерии по разделению документов, правила хранения документов, принципы работы с документами, имеющими срок хранения;
• умение уверенно пользоваться компьютерными программами и оргтехникой;
• умение организовать архив, создать номенклатуру дел, вести электронную базу данных.

Условия:

• официальное оформление;
• перед собеседованием предварительное предоставление резюме (анкеты).