Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

• Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):

прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;
прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;

• подготовка и регистрация нормативно-правовых актов организации;
• регистрация входящей и исходящей документации в соответствии с правилами документооборота, отправка исходящей документации 2 раза в неделю, и по требованию (в редких случаях);
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;
• оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;
• контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
• ведение контрольно-регистрационной картотеки.
• Работа организационная (бездокументное обслуживание):
• прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное);
• создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;
• обеспечение всего офиса, в том числе и рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, (планирование бюджета и закупка канцелярии), а также создание условий, способствующих его эффективной работе (напитки и угощения);
• организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника;
• подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;
• организация презентаций и представительская деятельность;
• организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).

Требования:​​​​​​​

• Продвинутый пользователь MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook);
• Отличное знание правил делопроизводства и документооборота;
• Опыт работы в электронном документообороте;
• Знание делового этикета;
• Грамотная, поставленная речь;
• Личные качества: позитивное мышление, желание развиваться профессионально, ответственность, пунктуальность, доброжелательность;
• Умение и готовность работать в режиме многозадачности с большим объемом информации.

Для наших сотрудников мы предлагаем:

• Трудоустройство по ТК РФ;
• Полностью белая заработная плата (оплата на карту 2 раза в месяц) (оклад+KPI);
• Предоставление жилья для иногородних;
• Корпоративный трансфер до работы;
• Широкая программа лояльности для сотрудников: скидки в медицинском центре, питание по льготной цене, тренинги и мастер-классы;
• Эффективная программа адаптации для новых сотрудников;
• Находимся в живописном месте на берегу Черного моря, где благоприятный климат и 300 солнечных дней в году