Офис-менеджер (электронный документооборот)

ООО Кистоун Лоджистикс уже более 16 лет предоставляет своим клиентам полный комплекс услуг транспортно-экспедиционного обслуживания по всему миру. Штат наших сотрудников насчитывает более 500 человек.

Мы в поисках ответственного и готового к работе в режиме многозадачности офис-менеджера в нашу команду для работы в центральном офисе Компании.

Вакансия открыта в связи с повышением действующего сотрудника. Функционал делится между двумя офис-менеджерами каждого из офисов.

Какие задачи мы ставим:

1. Работа с документами (преимущественно в 1С: Документооборот):

• Регистрация и распределение входящей корреспонденции внутри компании в соответствии с видом документа
• Регистрация и организация отправки исходящей документации посредством собственного курьера, курьерских служб или Почты России
• Контроль соблюдения сотрудниками инструкции по делопроизводству и матрицы согласования документов
• Приём и проверка договорных документов на соответствие согласованной редакции перед передачей на подписание Генеральному директору и его заместителям

2. Жизнеобеспечение офиса:

• Заказ канцелярии, хозяйственных товаров и мебели (преимущественно работаем с Комус, Экспресс Офис, Веселый Водовоз)
• Заказ продуктов на общую кухню (вода, чай, кофе, молоко, печенье, сладости)
• Учёт затрат на административную деятельность в 1C: Предприятие и взаимодействие с бухгалтерией по контролю оплат
• Бронирование переговорных для совещаний и встреч
• Контроль за службой клининга, поддержание общего порядка в офисе
• Ведение деловой переписки в пределах своей компетенции по административной деятельности
• Взаимодействие с управляющей компанией бизнес-парка, с ремонтными службами, с IT-отделом компании с целью решения административных вопросов
• Организация поздравления сотрудников от лица компании с Днём Рождения (в т.ч. заказ цветов, тортов, подарочных сертификатов)
• Учёт подотчетных средств на офисную деятельность в MS Excel
• Прием и распределение входящих звонков и e-mail (MS Outlook)
• Встреча и прием гостей (разместить в переговорной и предложить чай, кофе)

Наши ожидания по квалификации:

• Высшее или неоконченное высшее образование
• Опытный пользователь MS Office – Word, Excel
• Понимание делового этикета - грамотная устная и письменная речь
• Опыт работы в административной сфере от 1 года
• Знание 1С: Документооборот будет преимуществом
• Знание видов документов (организационных, бухгалтерских, коммерческих)
• Коммуникабельность, внимательность, умение работать в режиме многозадачности

Мы предлагаем:

• Постоянно развивающуюся корпоративную культуру с целью заботы о сотрудниках
• Интересные задачи, профессиональное развитие и возможность карьерного роста
• Своевременную и фиксированную оплату труда
• График работы: Пн-Пт с 10:00 до 19:00
• Оформление согласно ТК РФ
• Испытательный срок от 2 до 3 месяцев
• Возможность оформления ДМС (Альфа Страхование) после испытательного срока
• Корпоративный спорт 2 раза в неделю в 5 минутах ходьбы от офиса
• Офис на территории Бизнес-парка "Полюстрово" (класс А)
  https://maps.app.goo.gl/gxsPFNhBVNyPQoU86
• Трансфер от м. Площадь Ленина и Лесная
  https://benuabus.ru/