Офисный администратор

О компании: Наша компания занимается управлением многопрофильными активами в сфере строительства, промышленности, агрария и туризма. Мы ценим профессионализм, инициативность и стремление к развитию.

Обязанности:

Работа с первыми лицами компании:

• работа в приемной руководителя, взаимодействие с заместителями директора
• документационное обеспечение руководителя
• организация и протоколирование (при необходимости) встреч, совещаний и конференций (включая ВКС), подготовка необходимых документов и материалов
• организация приема посетителей
• административная поддержка: покупка билетов, бронирование гостиниц, заказ персонального трансфера
• выполнение личных поручений

Обеспечение функционирования офиса и введение делопроизводства:

• прием и обработка входящей̆ / исходящей̆ звонков и корреспонденции
• регистрация входящих/исходящих писем, приказов, служебных записок, доверенностей
• прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции и передача ее исполнителям
• подготовка документов к подписанию
• работа с документами с грифом ДСП
• контроль исполнения поручений, ведение отчетности
• формирование архива документации, в том числе в электронном виде
• отправка корреспонденции (почта, курьерские службы: Почта России, Pony Express, DHL и другие)
• работа в электронной системе документооборота

• обеспечение жизнедеятельности офиса, в том числе взаимодействие с клининговой службой
• контроль наличия и заказ канцтоваров, расходных материалов, воды, визиток и т.д.
• обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования
• формирование бюджета расходов на офисные нужды
• заказ и оформление пропусков

Требования:

• опыт работы на аналогичной должности более 6 лет.
• опыт работы с топ менеджментом в крупных компаниях
• знание английского языка на уровне upper-intermediate будет преимуществом;
• уверенное владение офисными программами (MS Office, Excel, PowerPoint).
• грамотная устная и письменная речь, отличные коммуникативные навыки, деловое общение

Условия:

• официальное трудоустройство с первого рабочего дня
• работа по индивидуальному графику
• уровень дохода обговаривается индивидуально по итогам собеседования
• стильный, современный офис, с выделенными зонами отдыха, оборудованное и комфортное рабочее место