Специалист по организационному обеспечению (делопроизводитель/секретарь)

Обязанности:

• 1. 1. Прием и распределение телефонных звонков организации:
        1. Перенаправление телефонных звонков руководству и работникам организации;
        2. Получение необходимой информации и передача информации по телефону.
     2. Организация работы с посетителями организации:
        1. Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителями и работниками;
        2. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
        3. Прием и передача документов посетителей руководству и работникам организации.
     3. Документационное обеспечение деятельности организации:
        1. Организация работы с документами;
        2. Прием и первичная обработка входящих документов;
        3. Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
        4. Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителей;
        5. Регистрация входящих документов;
        6. Организация доставки документов исполнителям;
        7. Ведение базы данных документов организации;
        8. Ведение информационно-справочной работы;
        9. Обработка и отправка исходящих документов;
        10. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
        11. Контроль исполнения документов в организации.
     4. Организация текущего хранения документов:
        1. Разработка номенклатуры дел организации;
        2. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
        3. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
        4. Формирование дел;
        5. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
     5. Организация обработки дел для последующего хранения:
        1. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению;
        2. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов;
        3. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
        4. Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
        5. Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
        6. Передача дел в архив организации.

• 1.1.6. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителей организации;

  1.1.7. Оказание помощи руководителям в планировании рабочего времени:

  1.1.7.1. Согласование с руководителями времени планируемых действий;

  1.1.7.2. Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и работниками;

  1.1.7.3. Информирование руководителей о регламенте намеченных мероприятий;

  1.1.7.4. Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.

  1.1.8. Организация командировок руководителей;

  1.1.9. Организация работы с посетителями в приемной руководителей;

  1.1.10. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий;

  1.1.11. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинетов руководителей;

  1.1.12. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителей:

  1.1.12.1. Документальное оформление решений руководителей;

  1.1.12.2. Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителей;

  1.1.12.3. Координация деятельности по исполнению решений руководителей;

  1.1.12.4. Ведение срокового текущего и предупредительного контроля;

  1.1.12.5. Проверка исполнения поручений руководителей в установленный срок;

  1.1.12.6. Предупреждение работников об истечении срока исполнения поручений руководителей;

  1.1.12.7. Фиксация исполнения поручений;

  1.1.12.8. Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителей;

  1.1.13. Составление и оформление управленческой документации:

  1.1.13.1. Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения, протоколы планерных совещаний) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);

  1.1.13.2. Печать служебных документов и материалов;

  1.1.13.3. Размножение служебных документов;

  1.1.13.4. Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа);

  1.1.14. Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации:

  1.1.14.1. Информирование работников организации о решениях руководителей;

  1.1.14.2. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;

  1.1.14.3. Оповещение работников о предстоящих мероприятиях;

  1.1.14.4. Организация встреч коллектива с руководством;

  1.1.15. Оформляет соответствующую документацию необходимую для представления к государственным и иным наградам работников Работодателя. Ведет их учет.

  1.1.16. Оформляет заявку и соответствующую документацию для участия Работодателя в фестивалях, конкурсах, государственных и иных премиях и пр.

  1.1.16.1. Осуществляет покупку авиа/жд билетов гастрольной группы; составляет гастрольный график, список гастрольной группы, список расселения; бронирует номера для проживания гастрольной группы; информирует главного механика о времени приезда/отбытия гастрольной группы для обеспечения им своевременного трансфера и пр.

  1.1.17. Ведет архив Работодателя, организует хранение и обеспечение сохранности архивных документов.

  1.1.18. Выполняет иные поручения руководства в рамках служебных отношений.

Требования:

• 1. Требования к образованию и обучению - высшее образование - бакалавриат или Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности или Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена или Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
  2. Требования к опыту практической работы - Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.

Условия: