Старший специалист на ресепшен

Обязанности:

• Обработка входящих телефонных звонков, поступающих в компанию, предоставление информации сотрудникам компании о предоставляемых сервисах.
• Организация и контроль сверок с контрагентами подразделения, ежемесячный анализ счетов, своевременное заведение резервов, предоставление документов в рамках проверок, контроль авансовых платежей подразделения.
• Организация и контроль заведения оплат в программе SAP счетов контрагентов подразделения (кофе-брейки, курьерские компании, почтовые службы и др.).
• Проведение устных и письменных коммуникаций с контрагентами по вопросам оплат (кредиторской и дебиторской задолженности).
• Заказ цветов, заказ такси, организация кофе-брейков, заказ визитных карт, заказ пропусков, организация паркинга и т.д.
• Оказание услуг сотрудникам компании по бронированию переговорных комнат, контроль бронирования ключевых переговорных.
• Контроль работоспособности банкоматов на территории офиса, своевременное информирование технической службы Банка о неисправности.
• Консультирование сотрудников Компании по вопросам офисных сервисов, решение административных вопросов в пределах своей компетенции.
• Своевременная отправка корреспонденции офиса адресатам с помощью штатных курьеров и почтовой службы.
• Обработка и учет входящей и исходящей корреспонденции офиса, систематизация и хранение.
• Организация и контроль приема-передачи документов в е-архив, заказ необходимых расходных материалов, сбор и направление статистических данных ответственным лицам, прием и передача изъятых документов сотрудникам офиса.
• Составление авансовых отчетов по курьерским проездным, сдача и контроль проведения.
• Обработка заявок, поступивших от Бизнеса в системе SAP ERP, по запросу первичных банковских документов в банках-партнерах, полная консолидация данных запросов (направление запросов в банки на предоставление п/п, отклонение запросов Бизнеса).
• Обработка писем по заказу платежных поручений в обслуживающих компанию банках.
• Получение документов из банков и предоставление их подразделениям и торговым сетям Х5 Group.
• Заведение в системе электронного документооборота (СЭД) доверенностей на внутренних курьеров и курьеров подрядчика, исходящей корреспонденции, распоряжений, требований, в рамках ответственности подразделения, хранение и своевременное продление документов.

Требования:

• Опыт работы на административной должности от 1 года.
• Внимательность.
• Отличные коммуникативные навыки.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Владение пакетом MS Office (Excel), SAP (как плюс),СЭД (как плюс).

Условия:

• Офис находится в БЦ Фактория: м. Савеловская, ул. Вятская, 27 стр.22.
• Официальное оформление с белой ЗП, годовая премия.
• График работы: 5/2, с 8:00 до 17:15 (в пятницу — до 16:00).
• Возможность обучаться и сертифицироваться за счёт компании.
• Яркая корпоративная жизнь с большим количеством мероприятий конкурсов и возможностей для творческой реализации.
• Широкий пакет ДМС (включая выезд за рубеж и стоматологию), страхование жизни и здоровья.
• Скидки в экосистеме бизнесов Х5 («Пятёрочка», «Перекрёсток», «Много лосося», «5post», «Перекресток Впрок»).
• Программа привилегий Prime-zone (скидки на товары и услуги и специальные предложения от компаний-партнёров).