Секретарь (офис-менеджер) в музей Эрарта

Обязанности:

• Обеспечение административной деятельности руководителей, выполнение поручений
• Сбор и обработка необходимой информации для руководителей
• Прием и перераспределение корреспонденции, подготовка к отправке и отправка в почтовом отделении, взаимодействие с курьерскими службами
• Прием и перераспределение входящих и исходящих звонков
• Работа с оргтехникой – копирование, сканирование
• Организация переговоров, встреча гостей и деловых партнеров компании
• Обеспечение делопроизводства и внутреннего документооборота,работа с системой согласования договоров в Битрикс 24
• Ведение кадрового учета, в том числе в системе 1С
• Подготовка документов для отдела кадров, ведение журналов
• Учет отпусков и посещаемости сотрудников
• Ведение договоров, связанных с жизнеобеспечением офиса, получение закрывающей документации от контрагентов
• Жизнеобеспечение офиса - организация закупки канцтоваров, воды и пр., контроль работы офисного оборудования
• Работа с Яндекс-такси, Яндекс-доставкой, прием и распределение заявок от сотрудников
• Travel support сотрудников
• Поддержание чистоты и порядка в офисе
• Рабочее место находится в open-space, в обязанности входит постоянное взаимодействие с сотрудниками, координация служб и помощь сотрудникам

Требования:

• Хорошие организаторские способности
• Навыки работы в режиме многозадачности
• Отличные навыки работы с офисным оборудованием
• Владение Word, Excel, 1С, умение работать с почтовыми программами
• Знание основ делопроизводства

• Грамотность – устная и письменная

• Коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость
• Спокойный, выдержанный и неконфликтный характер

Условия:

• Работа 5/2, с 10 до 18-30
• Оформление по ТК