Октябрьская улица 12
Должностные обязанности оператора с функциями офис-менеджера:
Рассылка банковской выписки всем филиалам
Проведение банка в Торговле 1С
Контроль и сбор документов УПД по реестру, по нумерации, проверка их на правильное оформление все филиалы
Архивирование документов: а) банковские выписки по всем организациям и филиалам
б) Сч.-фактуры выданные (УПД) – разложить по папкам.
5. Отправка документов по ЭДО
6. Прием звонков по телефону и консультирование, прием заявок по телефону, прием заявок по эл. почте
7. Обработка заявок, выставление счетов на оплату покупателям, выписка документов УПД , накладные, передача заявок на доставку
8. Создание контрагентов в Торговле 1С, договоров и соглашений
9. Контроль и помощь всем филиалам по выписке документов, созданию контрагентов, договоров, соглашений
10. Учет и контроль договоров в реестре
11. Замещение торговых представителей В2С в их отсутствие (отпуск, командировка, больничный, отгул). Прием заявок, выставление счетов на оплату, выписка документов, обзвон клиентов меж. город.
12. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
13. Получение и отправка корреспонденции
14. Заказ канцелярии и хоз. товаров в офис и их приобретение.
15. Работа с клиентами/партнерами в офисе, работа с документами и помощь в ведении документооборота.
16. Подготовка документов (копирование, поиск в архиве) в налоговую требования по покупателям (по запросу бухгалтерии)
17. Административная поддержка сотрудников компании «Сакура Ойл» и руководителя
18. Выполнение поручений руководства
19. Помощь при проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий;
20. Поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов
21. Общение с клиентами, деловая переписка, соблюдая нормы делового этикета
Оператор с функциями офис-менеджера должен знать:
Знание правил деловой переписки и этикета;
правила защиты конфиденциальной служебной информации;
структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
основы договорной работы, порядок заключения договоров;
принципы организации снабжения офиса;
правила организации встреч в офисе;
структуру и принципы организации документооборота;
правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов.
Word, Excel, 1С., готовность изучать и работать в новых программах, например «Битрикс».
Требования:
Опыт работы желателен
Высокий уровень владения ПК, хорошая скорость набор текста, навык работы с оргтехникой
Хорошие коммуникативные навыки
Навыки телефонных и личных переговоров
Добросовестность и исполнительность, инициатива и креативность, внимание к мелочам, педантичность. Человек, на которого можно положиться
