Архивариус

Обязанности:

• Осуществлять работу по ведению архивного дела в Управлении.
• Проверять сроки хранения документов, подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, составлять протокол работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению,
• Подготавливать акт для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли, документов, не подлежащих хранению.
• Составлять внутреннюю опись дел для особо ценных документов.
• Оформлять дела постоянного, долговременного сроков хранения, оформлять обложку дел, составлять опись дел.
• Организовывать хранение и обеспечивать сохранность документов, поступивших в архив Управления.
• Принимать и регистрировать поступившие на хранение от структурных подразделений Управления документы, законченные делопроизводством.
• Организовывать работу по составлению номенклатуры дел Управления.
• Проверять правильность оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.
• Формулировать заголовки дел и определять сроки их хранения.
• Формировать дела.
• Осуществлять отправку несекретной документации Управления посредством электронной и почтовой связи.
• Готовить исторические справки о работе Управления и подконтрольных организаций Управления.
• Контролировать правильное и своевременное распределение и подшивку документов в дела.
• Шифровать единицы хранения в соответствии с действующими правилами, систематизировать и размещать дела, вести их учет.
• Вести работу по созданию справочного аппарата (таблицы, описи и т.п.) по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.
• Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов Управления.
• Следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
• Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива (в том числе по личному составу), подготавливать данные для составления отчетности о работе архива Управления.
• Принимать необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.