Офис-менеджер

Обязанности:

• Оформление договоров с клиентами, подрядчиками
• Выставление счетов, УПД
• Обработка первичной документации
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
• Оформление заявок на перевозку
• Оформление Транспортных Накладных
• Ведение журнала путевых листов и контроля технического состояния транспортных средств предприятия
• Создание и ведение карточки клиента
• Ведение журнала договоров
• Контроль документооборота (договор, заявки, ТН, Акты, УПД, счета и т.д.)
• Взаимодействие с бухгалтерией. Контроль, сбор и возврат недостающих закрывающих документов.
• Аккредитация транспортных средств в портах Приморского края
• Подача заявок в порты ПК для заезда транспорта, оформление разовых пропусков (ВМТП, ВМРП, ВМПП, ДЗТ, ВСК, НМТП и т.д. )
• Поддержание жизнеобеспечения офиса: заказ воды в офис, канцелярии, заказ замены и заправки картриджей, ремонта оргтехники, покупка продуктов в офис
• Сбор и развоз документов (ТН, договора, УПД) у подрядчиков и клиентов в черте города
• Иные поручения, связанные с деятельностью предприятия
• Ведение отчетных таблиц по расходам предприятия

• Бронирование гостиниц, покупка билетов, организация командировок сотрудникам компании

• Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя

• Составление проектов писем, приказов и т.д.

• Оказание функции гостеприимства: чай, кофе, организация обедов/ужинов
• Подготовка документов и информации для руководителей, совещаний и встреч

Требования:

• Законченное высшее образование
• Знание ПК и оргтехники (MS Office, 1C Предприятие, PDF, Электронная почта)
• Знание основ делопроизводства, организации труда и управления
• Обучаемость
• Внимательность, усидчивость, любовь к порядку в документах, коммуникабельность, дисциплинированность
• Письменная и устная грамотная речь, пунктуальность
• Знание системы электронного документооборота

Условия:

• Комфортный офис, собственное рабочее место
• Корпоративная сотовая связь
• Рабочий график 5/2 с 9:00 до 18:00
• Испытательный срок - 2 месяца
• Офис г. Владивосток, ул. Шилкинская
• Официально трудоустройство в соответствии с ТК РФ