Офис-менеджер/Помощник руководителя

Обязанности:

1. Делопроизводство:

- Ведение документооборота компании (входящая и исходящая корреспонденция).

- Регистрация, учет и хранение документов.

-Подготовка и оформление служебных записок, писем, приказов и других внутренних документов.

- Контроль сроков исполнения поручений руководства.

2. Подготовка и согласование договоров:

- Составление проектов договоров на выполнение услуг.

- Согласование условий договоров с внутренними подразделениями и внешними контрагентами.

- Внесение изменений и дополнений в договоры при необходимости.

3. Подготовка и сопровождение подписания актов выполненных работ и других закрывающих документов:

- Сбор необходимой информации и документов для подготовки актов выполненных работ.

- Взаимодействие с подрядчиками и исполнителями для получения всех необходимых данных.

- Составление и проверка правильности заполнения актов выполненных работ и других закрывающих документов.

- Согласование актов с ответственными лицами внутри компании.

- Сопровождение процесса подписания актов и контроль за их своевременностью.

- Хранение подписанных актов и других закрывающих документов в установленном порядке.

4. Офисная работа:

- Организация встреч и переговоров, координация рабочего графика руководителя.

- Заказ канцелярии, расходных материалов и оборудования для офиса.

5. Коммуникации:

- Прием и распределение телефонных звонков.

- Общение с клиентами и партнерами компании по вопросам, связанным с документацией и договорами.

- Координация работы курьерских служб и почтовых отправлений.

6. Финансовые вопросы:

- Оформление авансовых отчетов и заявок на оплату.

- Участие в подготовке бюджета расходов офиса.

7. Административная поддержка:

- Организация командировок сотрудников (бронирование билетов, гостиниц, транспортных средств).

- Выполнение поручений в рамках рабочих обязанностей.

Требования:

1. Умение вести деловую переписку.
2. Навыки регистрации, учета и хранения документов.
3. Знание правил оформления служебной документации.
4. Грамотная устная и письменная речь;
5. Умение вежливо и корректно общаться с клиентами, партнерами и коллегами;
6. Опыт работы с электронным документооборотом (Директум или аналог).
7. Владение навыками согласования договоров с различными сторонами;
8. Практический опыт работы с системой 1С (бухгалтерия);
9. Опыт работы с платежными документами и авансовыми отчетами;
10. Гибкость мышления и готовность адаптироваться к изменениям в бизнес-процессах.

Условия:

• Дружный коллектив
• Служебный транспорт
• Полный соц. пакет