Офис-менеджер/помощник руководителя

Мы ищем ответственного, инициативного и дружелюбного сотрудника, который уверенно работает с компьютером, легко осваивает программы Word и Excel, аккуратно обращается с документами и внимателен к мелочам. Нам важно, чтобы наш новый сотрудник был не только технически подкован, но и обладал коммуникативными навыками, умел находить общий язык с коллегами и клиентами, а также проявлял инициативу и стремление к развитию.

Обязанности:

• Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них руководству.
• Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.
• Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов директора руководителями структурных подразделений.
• Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.
• Готовить проекты документов по поручению руководителя, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.
• Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.
• Немедленно сообщать руководителю о возникновении вопросов, требующих срочного решения.
• Осуществлять по поручению директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями (пожарная инспекция, налоговая служба, и пр.) и органами.
• Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.
• Готовить справки по исполнению договоров по поручению директора.
• Производить регистрацию и вести учет договоров.
• Выписывать доверенности, вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.
• Оформлять командировочные документы.
• Принимать участие в совещаниях, которые созывает руководитель, организовать их техническое обслуживание.
• Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.
• Выполнять разовые поручения руководителя, которые связаны с деятельностью организации.
• Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.
• Соблюдать конфиденциальность информации.
• Обеспечивать сохранность документов.

Условия:

Без опыта работы. Обучение за счет организации. График работы 5/2 с 09:00 до 18:00. Комфортный и современный офис в центре города, молодой и дружный коллектив. Испытательный срок 3 месяца. Оформление по ТК РФ.