Чем предстоит заниматься:
- Работа с внешней и внутренней документацией, ее своевременная обработка (прием, регистрация, отправка) и доставка до адресата/исполнителя
- Регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
- Эксплуатацию и поддержание в актуальном состоянии систем электронного документооборота (МОСЭДО, СЭДО, 1С и т.д.), архива (ЛНА, ОРД и официальная переписка с ведомственными Учреждения)
- Оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку
- Оформление протоколов и ведение базы протоколов внутренних совещаний
- Контроль сроков исполнения поручений, сроков подготовки документов и их правильное оформление;
- Систему управления документами, следит за порядком прохождения (маршрутизации) документов
- Процесс обучения сотрудников в сфере документооборота и делопроизводства, оказывает методическую и практическую помощь по вопросам делопроизводства
- Подготовка аналитической и статистической информации по состоянию исполнительской дисциплины в части соблюдения правил документооборота и исполнения контрольных поручений
- Развитие 1С
- Замещение начальника отдела в момент отсутствия
Для успешной работы необходимо:
-
Высшее образование (гуманитарное, филологическое желательно)
-
Опыт работы по аналогичному функционалу от 5 лет в бюджетных организациях
-
Знание действующих постановлений, распоряжений, приказов, других руководящих и нормативных документов вышестоящих органов, касающихся организации делопроизводства, знание единой государственной системы делопроизводства
-
Знание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации, схем документооборота
-
Знание порядка составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности
-
Знание сроков и порядка сдачи дел в архив
-
Знание систем организации контроля за исполнением документов
Владение программами:
-
Уверенный пользователь ПК (MS Office (Word, PowerPoint, Excel), МОСЭДО, ЭДО, 1С, справочно-правовые системы на уровне продвинутого пользователя)
