Ассистент проектного офиса

Обязанности:

Руководство административными процессами в проектном офисе компании:

• сбор документов при приеме на работу в компанию и ведение, связанного документооборота. ведение воинского учета со сбором и хранением всех необходимых документов и сдача отчетности в военкомат, отслеживание оформления документов по командировкам, отпускам и т.д.
• ведение реестра договоров с поставщиками и покупателями, включая деловую переписку с партнерами, оцифровка договоров. Взаимодействие с представителями арендодателя. Отслеживание сроков исполнения обязательств по контрактам, подготовка при необходимости дополнительных соглашений, заполнение базовых реквизитов, взаимодействие по информационному обеспечению. Сбор первичных документов, поступающих не по системе ЭДО. Оцифровка документов и передача их в бухгалтерию.
• подготовка первичной документации по РИДам, координация с исполнителями и бухгалтерией. Ведение и поддержка архива документации.
• Сбор, обработка, распространение и обобщение информации для подготовки отчётов/сводок внутреннего документооборота компании. Составление писем, запросов, других документов, подготовка ответы авторам писем; оформление приказов.
• Снабжение офиса канцтоварами, продуктами питания, мебелью, бытовой техникой, офисным оборудованием
• Прочая административная и организационная поддержка работников компании

Управление контактами компании и корреспонденцией

Организация интервью с соискателями на вакантные должности в компании. Вести и обновлять базу данных кандидатов

Участие в подготовке мероприятий, семинаров, ключевых встреч по запросам сотрудников компании

Обновление сайта и других информационных ресурсов компании

Помощь руководителю и сотрудникам отдела в переводе, а также в специальных проектах

Требования:

• Коммуникабельность, организационные способности, ориентированность на результат, организации рабочего времени, многозаданность.
• Опытный пользователь программ, входящих в пакет Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Хороший русский и английский
• Опыт работы в должности ассистента отдела/компании от 1 года

Условия:

• Возможность карьерного роста в инновационной IT-компании
• Трудоустройство в соответствии с ТК РФ
• ДМС после прохождения испытательного срока
• Корпоративная мобильная связь