Киевское шоссе, 22-й километр 4с1кА
ООО «ТЛП Менеджмент» - управляющая компания (г. Москва). В управлении находится несколько бизнес-единиц (металлургическая промышленность, машиностроение, добывающая промышленность, офисная недвижимость, трейдинг) с общей численностью персонала более 500 человек. В связи с расширением мы приглашаем на работу Начальника отдела документационного обеспечения и делопроизводства.
Обязанности:
- Аудит существующей системы, предложение корректирующих мероприятий при необходимости.
- Приведение к единообразию документооборота Общества и Управляемых Обществ с входящей/исходящей документацией и корреспонденцией (нормоконтроль, обеспечение получения корреспонденции, регистрация входящей/исходящей документации и корреспонденции; перенаправление входящей документации и корреспонденции адресату; обеспечение хранения входящей документации и корреспонденции, сканирование и размещение в системе электронного документооборота исходящей документации и корреспонденции).
- Организация работы с организационно-распорядительными документами (ОРД): проведение нормоконтроля; регистрация, организация подписания и ознакомления; обеспечение хранения ОРД.
- Актуализация маршрутов согласования документов в программе 1С: Документооборот.
- Организация архивного хранения документов:
-
Формирование сводной номенклатуры дел Общества и Управляемых Обществ.
- Организация и контроль подготовки номенклатур дел структурными подразделениями Общества и Управляемых Обществ.
- Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел и подготовкой их к сдаче в архив.
- Организация работы архива с делами и документами Общества и Управляемых Обществ в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации и внутренними нормативными документами.
- Контроль над своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
- Организация экспертизы научной и практической ценности документов при отборе на государственное хранение.
5. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий Генерального директора (совещаний, заседаний, планерок, презентаций и пр.):
- Формирование программы мероприятия, сбор информационных материалов у участников (докладчиков) мероприятия и рассылка повестки и информационных материалов участникам мероприятия.
- Обеспечение сервисного обслуживания по время кофе-пауз.
- Решение вопросов технического оснащения мероприятия в зависимости от формата его проведения (очный, онлайн).
- Контроль ведения протокола мероприятия или ведение протокола мероприятия.
6. Организация постановки задач и поручений, выданных Генеральным директором Общества (в том числе и в виде приказов), контроль за сроками их исполнения:
- Назначение поручений от имени ГД Общества на основании ОРД/входящей корреспонденции и документации/решений протокола; устных и иных распоряжений ГД.
- Подготовка и анализ отчетов по исполнительской дисциплине работников Общества и Управляемых Обществ.
7. Организация планирования рабочего времени/составления рабочего графика Генерального директора Общества (при отсутствии помощника ГД в период отпусков/больничных).
8. Организация телефонных переговоров:
- Прием внутренних и внешних телефонных звонков Общества.
- Поддержание в актуальном состоянии базы телефонных контактов работников.
Требования:
- Опыт работы в аналогичной должности от 3-х лет.
- Высшее образование (желательно делопроизводство/документоведение).
- Обязательно знание основ делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016.), организации и ведения архивного хранения документов, принципов деловой этики.
- Уверенное владение MS Office, 1С:Документооборот (обязательно), 1С:ERP.
- Грамотная письменная и устная речь, ответственность, организованность, дисциплинированность, вежливость.
Условия:
- Стабильная белая своевременная заработная плата.
- Оформление согласно ТК РФ, оплата отпусков и больничных.
- Работа в течение недели локационно делится на 2 офиса (зависит от текущих задач): 1) бизнес-парк «Румянцево», 22 километр Киевское шоссе, вл. 4, блок Г. (преимущественно); 2) Пресненская набережная, 8 стр. 1, Деловой центр, башня "Федерация" Москва-сити.
- График работы 5/2, с 09.00 до 18.00.
- ДМС после 6 месяцев работы (включая стоматологию).
- Возможности карьерного, финансового и личностного роста.
- Уровень финансового вознаграждения обсуждается по итогам собеседования.
