Барочная улица 8
I. ВЫПОЛНЯЕТ СЛЕДУЮЩИЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ В ОТНОШЕНИИ РАБОТЫ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АДМИНИСТРАТОРОВ РЕСЕПШН И КУРАТОРОВ ЛЕЧЕНИЯ:
1. Организует, контролирует и мотивирует администраторов ресепшн и кураторов лечения на качественное выполнение своих задач, в том числе бонусных задач
2. Составляет график работы административного персонала до 25 числа каждого месяца, контролирует его актуальность и оптимальность.
3. Контролирует соблюдение стандартов сервиса административным персоналом
4. Участвует в решении конфликтных ситуаций в отношении сотрудников своего подразделения
5. Участвует в урегулировании конфликтных ситуаций с пациентами, собирает обратную связь по «критикам», отзывам. Прорабатывает и готовит ответ на негативные отзывы для маркетолога
6. Отбирает подходящих кандидатов, проводит повторное собеседования с кандидатами, отобранных HR-агенством.
7. Допускает и курирует введение в должность новых администраторов, кураторов. По итогам прохождения испытательного срока проводит аттестацию с сотрудниками.
8. Осуществляет проверку и внесение бонусов и компенсаций пациентам. Контролирует предоставление пациентам скидок на лечение.
9. Контролирует дебиторскую задолженность пациентами.
10. Контролирует внесение авансов за лечение через кураторов.
11. Контролирует составление комплексных планов лечения и их обсуждение с пациентами после консультации у доктора(-ов).
12. Контролирует работу кураторов лечения. Совместное обсуждение ведения отчетности по первичным пациентам, планов лечения, сдачи работ по докторам. Ставит задачи на обзвон по выгруженным спискам.
13. Ставит задачи для администраторов на обзвон пациентов по выгруженному списку проф.гигиены на предстоящий месяц. Список формирует за 10 дней до окончания текущего месяца.
14. Контролирует администраторов по работе со списком проф.гигиены для докторов.
15. Ставит задачи для кураторов на обзвон пациентов по выгруженному списку проф.осмотры (которые не были на приеме 18 мес.). Список формирует за 10 дней до окончания текущего месяца.
16. Контролирует заполнение отчетности администраторами («Рекомендации», «Источники»)
17. Контролирует корректность, соблюдение временных интервалов записи, заполнение «окон» администраторами.
18. Работа с расписанием. Контролирует выставление смен докторами в расписание и корректность заполнения смен администраторами согласно выставленному расписанию. Вносит корректировки в расписание (открыть/закрыть смену, изменить время смены и т.п.) только через согласование Директора клиники.
19. Осуществляет прослушивание звонков администраторов согласно стандарта звонка (10 звонков на 1 администратора в месяц) и кураторов (5 звонков на 1 куратора в месяц)
20. Проводит встречи с администраторами и кураторами по прослушанным и оцененным звонкам (3 раза в месяц с каждым администратором; 2 раза в месяц с каждым куратором). Совместная проработка.
21. Осуществляет на ежедневной основе сверку кассы.
22. Согласно графика и по необходимости участвует в управленческих совещаниях.
23. Обеспечивает соблюдение административным персоналом корпоративных стандартов клиники.
24. Ставит задачи административному персоналу, направленные на совершенствование трудового процесса и\или повышение лояльности пациентов
II. ВЫПОЛНЯЕТ СЛЕДУЮЩИЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ЧАСТИ:
1. Обеспечивает наличие бланков документов, необходимых в работе администратора
2. Осуществляет инкассацию денежных средств основной кассы по необходимости
3. Организует поздравления сотрудников с днем рождения. Заранее осуществляет покупку сертификатов от компании, заказывает букет
4. Осуществляет работу со страховыми компаниями. Собирает необходимый пакет документов для оплаты со стороны страховой компании
III. ВЫПОЛНЯЕТ СЛЕДУЮЩИЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАЦИЕЙ, ОТЧЕТНОСТЬЮ:
1. Своевременно вносит изменения в стандарты и регламенты работы административного персонала, тем самым поддерживает систему в актуальном состоянии
2. Своевременно информирует административный персонал обо всех изменениях в работе клиники путем предоставления информации через форму обратной связи
3. Своевременно предоставляет информацию по количеству смен администраторов и кураторов для начисления заработной платы
4. Разрабатывает и внедряет инструкции, памятки, скрипты, приказы необходимые для эффективной работы отдела
5. На ежедневной основе заполняет «Кассовый журнал»
6. По требованию Директора подготавливает документацию и отчетность под запрос
