Ведущий специалист административного отдела

Обязанности:

Документооборот и архив:

• полное ведение документооборота компании: контроль движения, регистрация, учет, систематизация и хранение документов;
• организация работы по архивации документов Общества на бумажных носителях и написание ТЗ проектов внедрения электронного документооборота;
• разработка и внедрение регламентов и стандартов документооборота, контроль их соблюдения;
• оптимизация и автоматизация процессов документооборота для повышения эффективности работы;
• внедрение новых цифровых решений для упрощения работы с документами.

Обеспечение жизнедеятельности офиса:

• заключение и ведение договоров на оказание услуг в части жизнедеятельности офиса;
• взаимодействие с хозяйственными и административными службами по вопросам аренды;
• ведение графика переговорных комнат;
• заказ пропусков для посетителей, автомобилей и на внос-вынос имущества в офис;
• заказ билетов, бронирование гостиниц;
• обеспечение подразделений мебелью и хозяйственным инвентарём, осуществление наблюдения за их сохранностью и проведением своевременного ремонта;
• закупка, инвентаризация, организация учёта, хранения и перемещения вверенных ТМЦ;
• контроль качества проведения уборки офисных помещений и мест общего пользования;
• взаимодействие с техническими службами арендодателя по вопросам эксплуатации арендуемой площади;
• выполнение условий договоров аренды: контроль оплаты и своевременная пролонгация.

Бюджетирование:

• бюджетирование расходов на административно-хозяйственные нужды;
• оптимизация затрат на административно-хозяйственные нужды;
• планирование и согласование бюджета подразделения.

Управление персоналом:

• Контроль деятельности работников АХО.

Требования:

• высшее образование;
• опыт в делопроизводстве более 3-х лет;
• грамотная письменная и устная речь.

Условия:

• официальное трудоустройство;
• дружный коллектив;
• возможность быстрого карьерного роста.