Офис-менеджер/Секретарь

Обязанности:

• Встреча и обслуживание посетителей в приемной офиса: создание комфортных условий, консультирование по всем возникающим вопросам, предоставление информационных материалов.
• Прием и переадресация телефонных звонков.
• Прием и отправка факсимильных сообщений.
• Проверка, регистрация и передача сообщений, поступивших на автоответчик/по факсу в соответствии с действующими в компании процедурами.
• Обработка входящей и исходящей корреспонденции (прием, отправка, регистрация, распределение, хранение).
• Работа с электронной почтой (прием, отправка писем).
• Ведение архива документов, писем, газет, информационных материалов.
• Сканирование, копирование, печать документов.
• Участие в подготовке совещаний, тренингов и организация их технического обслуживания.
• Организация командировок работников компании:
  • Оформление виз.
  • Заказ авиа-, железнодорожных билетов.
  • Бронирование гостиниц.
  • Заказ такси.
• Организация визитов иностранных гостей.
• Оформление приглашений для получения виз.
• Подготовка отчетов по расходам на служебные командировки/поездки.
• Приобретение и поддержание необходимого запаса товаров для офиса (канцелярия, продукты, вода, лекарства, мебель и другие предметы интерьера).
• Сбор данных для проведения тендеров по выбору поставщиков услуг.
• Подготовка счетов для оплаты, передача сопроводительных документов в бухгалтерию.

Требования:

• Английский язык - Intermediate.
• Уверенное владение компьютером и оргтехникой;
• Ориентация на результат, исполнительность, ответственность;
• Навыки планирования и организации, умение работать в многозадачном режиме;
• Отличные коммуникативные навыки;
• Внимательность, аккуратность.

Условия:

• Конкурентоспособная заработная плата (зависит от квалификации и обсуждается по результатам собеседования).
• Транспортная надбавка;
• Годовой бонус;
• Социальный пакет (медицинское страхование, страхование жизни, оплата мобильной связи).