Ассистент / Family office

Полный перечень организационно-технической поддержки деятельности руководителя

Обязанности помощника:

• административная и информационная поддержка (24/7)
• ведение личного календаря, организация встреч, согласование офлайн/онлайн встреч, zoom
• ведение и пополнение личной базы контактов
• подбор необходимых аналитических материалов и документов по запросу
• работа с Госуслугами руководителя и семьи, кабинет налогоплательщика
• работа в программах Keynote, Microsoft office, Google-ресурсы
• оперативный поиск и систематизация необходимой информации
• выстраивание коммуникации между руководителем и структурными подразделениями/третьими лицами
• коммуникация с бухгалтером и юристом при составления необходимых договоров, для обеспечения выполнения поручений заказчика
• координация работы команды руководителя, контроль выполнения поручений и соблюдения сроков выполнения исполнителями поставленных задач
• работа с внешними курьерами, внутренней службой доставки
• подготовка к совещанию (в том числе контроль качества и уровня подготовки презентационных материалов и иных документов), встреча гостей и подрядчиков
• прием и распределение звонков, деловая переписка
• поиск персонала и проведение собеседований
• курирование стажировочных программ новых сотрудников (испытательный срок)
• формирование бюджета, ведение финансовой отчетности
• решение задач любой сложности, умение договориться с людьми и решить поставленную задачу в свою пользу, даже если это кажется невозможным
• сохранение конфиденциальности информации

Обязанности в блоке сервис-менеджера:

• исполнение всех личных поручений руководителя, family office.
• составление меню руководителя, подготовка и организация деловых приёмов руководителя (бизнес-завтраков, бизнес-ланчей), встреча гостей
• координация любых лиц по поручению руководителя (?)
• коммуникация с арендаторами, контрагентами, ЧОП, провайдерами, клининговыми компаниями
• заказ продуктов, подарков, цветов
• отслеживание календаря дней рождений партнеров и друзей
• организация праздников, выполнение заданий family office
• организация выполнения медицинский назначений и рекомендаций врачей на ежедневной основе (лекарства/бады/уколы/капельницы/процедуры в клиниках/диета/ занятия с тренерами)
• контроль всех образовательных программ/платформ/курсов, где обучается руководитель, связь с кураторами, составление графика занятий с индивидуальными коучами
• контроль выполнения задач руководителя, поставленных его контрагентами.
• отправка почты, посылок
• организация выездных мероприятий (кейтеринг, концерты звезд, анимация, лекции)

• бронирование ресторанов, покупка билетов в театры/музеи/концерты, еженедельный заказ цветов (vip уровень)
• организация ежедневного питания руководителя
• оплата счетов/штрафов/ЖКХ
• ведение отчетности по тратам водителей и домашнего персонала
• офлайн/онлайн покупки
• а также, поиск и покупка эксклюзивных товаров различных брендов (не через байеров, а самостоятельно)
• заказ пошива костюмов и обуви, косметики, одежды
• помощь в обустройстве дома, организация ремонт

Travel-support (служебные командировки и личные поездки):

• покупка авиа и жд билетов, бронь отелей, ресторанов, организация мероприятий
• логистика оптимального маршрута путешествия, составление плана/маршрута на каждый день пребывания
• отчетность по тратам личных средств руководителя
• сопровождение руководителя на всех мероприятиях
• визовая поддержка (самостоятельное заполнение анкет, подготовка пакетов документов для руководителя, членов семьи, бизнес партнеров, сопровождение в визовых центрах, получение готовых документов)