Секретарь-референт

Обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

• Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

• Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Требования:

• Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

• Уметь: готовить запросы по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующих информации и документов;

• Анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации.

• Собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями.

• Передавать информацию в систематизированном виде.

• Обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы.

• Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков.

• Обеспечивать информационную безопасность организации.

  Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы).

• Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними.

• Знать: Структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб.

  Правила формирования и использования баз данных.

  Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации.

  Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

  Современные информационные технологии.