Специалист делопроизводства

График работы: сменный - 9:00 - 18:00 офис и с 11:00 - 20:00 удаленный формат работы (по договоренности)

Что надо будет делать:

• Осуществлять контроль ОД распорядительных и нормативных документов.
• Осуществлять контроль сроков по запросам ЦБ, напоминать сотрудникам.
• Централизованная регистрация исходящих документов по запросам ЦБ (проверять установку взаимосвязей, прикрепление правильных файлов, заполнять поле контроля).
• Выявлять и анализировать ошибки в регистрации входящих документов.
• Осуществлять обработку почтового ящика (прием, определение ответственного по типовым видам документов, регистрация).
• Осуществлять обработку (прием писем, определение по ответственным подразделениям, отправка исходящих писем) в следующих электронных личных кабинетах госорганов:
  1. Центрального Банка РФ;
  2. Федеральной налоговой службы РФ;
  3. Финансового омбудсмена МФК ОТП Финанс и ГО Банка.
• Осуществлять регистрацию поступивших электронно входящих документов через личные кабинеты в установленные сроки в ПМ "Регистрация" (день в день).
• Осуществлять регистрацию исходящих писем и отправку посредством личного кабинета Центрального Банка РФ (день в день).
• Осуществлять отправку писем посредством личных кабинетов Финансового омбудсмена ГО Банка и МФК ОТП Финанс (день в день).
• Осуществлять регистрацию поступивших по Lotus Notes в электронном виде документов в ПМ "Регистрация" в установленные сроки (до 170 штук в день).
• Осуществлять кросс-функциональные функции в отделе (замещение делопроизводителя в период его отсутствия, осуществляющего регистрацию исходящих писем в ПМ «Регистрация»).
• Осуществлять ежедневно учет количества обработанных документов.
• Своевременно доводить до сведения Начальника Отдела информацию обо всех нарушениях законодательства РФ, нормативных актов Банка России, учредительных и внутренних документов Банка, случаях злоупотреблений, несоблюдения норм профессиональной этики.
• Предоставлять своевременную и полную информацию для осуществления процедур и правил внутреннего контроля, установленных нормами действующего законодательства, внутренними и учредительными документами Банка, коллегиальными органами Банка.
• Осуществлять взаимодействие со структурными подразделениями Банка в целях реализации своих функций.

​​​​​​​

Кого мы ищем:

• Ответственность, организованность, пунктуальность, коммуникабельность, исполнительность, внимательность.
• Желательно опыт работы с электронным документооборотом, с личными кабинетами различных гос. органов.
• Желательно знание Lotus Notes, умение работать с большим объемом документов, знание правил эксплуатации оргтехники.
• Неполное высшее.