Секретарь руководителя-администратор

Обязанности:

• Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя .
• Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники.
• Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя .
• Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
• Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам , а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
• Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
• Вести контрольно-регистрационную картотеку.
• Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
• Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
• Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формировать документы в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
• Копировать документы на персональном ксероксе.

Требования:

• стрессоустойчивость;
• высокая самоорганизованность;
• исполнительность;
• ответственность;
• организаторские способности;
• хорошая память;
• пунктуальность;
• аккуратность;
• доброжелательность;
• коммуникабельность;
• грамотная речь.
• Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Условия:

• работа в графике 5/2 с 8-00 до 17-00