Офис-менеджер

Должностные обязанности офис-менеджера:

1. Делопроизводство и документооборот:
- Постановка и ведение системы делопроизводства в компании;
- Регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции;
- Сканирование и передача документов ответственным лицам;
- Архивирование документов;
- Оформление почтовых и курьерских отправлений;
- Отправление и получение корреспонденции через почту и курьерские службы.

2. Административно-хозяйственная поддержка офиса:
- Обеспечение жизнедеятельности офиса (для 10+ сотрудников);
- Закупка и учёт канцелярских принадлежностей, воды, продуктов питания, мебели и пр.;
- Организация офисных обедов;
- Контроль чистоты и порядка в офисе, включая места общего пользования;
- Взаимодействие с клинингом, организация ухода за растениями;
- Учёт и хранение офисного оборудования;
- Организация и контроль работы сторонних подрядчиков (клининг, вывоз мусора (НЕО).

3. Работа с первичной документацией:
- Составление и проверка актов, счетов, счёт-фактур;
- Контроль наличия и учета недостающих документов;
- Заполнение договоров и составление служебных писем, доверенностей.

4. Внешние заказы и сотрудничество:
- Работа с типографиями: заказ визиток, календарей, буклетов, сувенирной продукции и пр.;
- Участие в подготовке рекламных материалов.

5. Приём и распределение звонков:
- Ответственность за приём и распределение входящих звонков и обращений между отделами компании.

6. Организационные мероприятия:
- Помощь в организации и проведении корпоративных мероприятий;
- Выполнение поручений руководства.

Требования:

1. Образование: среднее специальное, незаконченное высшее или высшее;

2. Опыт работы: желательно иметь опыт работы в аналогичной должности, но возможно рассмотрение кандидатов без опыта при наличии соответствующих навыков.

3. Знания и умения:
- Продвинутый уровень владения ПК, уверенная работа с пакетом Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Adobe Acrobat XI Pro (pdf);
- Знание мессенджеров для оперативной связи внутри команды;
- Опыт работы с 1C, Adobe Photoshop и Adobe Illustrator — как преимущество;
- Навыки работы с офисной техникой: сканирование, копирование, печать.

4. Личностные качества:
- Внимание к деталям, аккуратность;
- Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь;
- Вежливость, доброжелательность, умение находить общий язык с коллегами и клиентами;
- Стрессоустойчивость, способность эффективно справляться с многозадачностью.

Условия:

- График работы: понедельник–пятница, с 10:00 до 18:00;

- Местоположение: станции метро Международная или Елизаровская;

- Оформление: согласно Трудовому кодексу РФ;

- Дружный коллектив;

- Работа в офисе;

- Дополнительные льготы (бесплатное питание, оплачиваемая парковка на закрытой территории).