Администратор проектов

Обязанности:

• Управляет документооборотом при взаимодействии с проектными организациями, организация процесса рассмотрения и согласования проектной, рабочей и конструкторской документации, ведение архива документации, ведение и актуализация реестров документации.
• Выполняет управление документооборотом между Обществом и проектными организациями в процессе разработки и согласования проектной, рабочей и конструкторской документации, а также конструкторской и исполнительной документацией, получаемой от поставщиков оборудования:
• Отслеживает предоставление документации проектной организацией (поставщиком) в соответствии с графиком или согласованными сроками разработки документации, информировать непосредственного руководителя о получении документации или о нарушении сроков, по поручению руководителя направлять уведомления о нарушении сроков в проектные организации (поставщикам).
• Проводит ревизию полученной документации на соответствие сопроводительным письмам и реестру, самостоятельно распределяет полученную документацию по разделам (маркам) в соответствии с шифром документов.
• Выполняет размещение полученной от проектных организаций документации в архиве Общества в соответствии с установленной структурой размещения документации (структурой папок проекта), при необходимости направляет обращение в отдел ИТ для корректировки структуры папок проекта.
• Формирует реестры документов по разделам (маркам) и организовывает процесс рассмотрения и согласования в Обществе через систему документооборота 1С в соответствии с установленными маршрутами. Контролирует процесс согласования, направляет уведомления участникам процесса о нарушении сроков рассмотрения документации. При необходимости информирует непосредственного руководителя о нарушении сроков рассмотрения документации участниками процесса.
• Консолидирует замечания к рассматриваемой документации, при необходимости подготавливает материалы для технического совещания по результатам рассмотрения документации, утверждает у главного инженера и направляет проектной организации согласованный перечень замечаний специалистов Общества.
• Размещает согласованную документацию в архиве Общества в соответствии с установленной структурой размещения документации (структурой папок проекта).
• Формирует и оперативно актуализирует реестр документации по проекту (титулу) с указанием номера ревизии каждого документа, даты получения и согласования, шифра документа и гиперссылки на размещение документа в архиве.
• Обеспечивает порядок обмена документацией (документами) между Обществом и проектной организацией (поставщиком) определенный договором, техническими условиями на проектирование, протоколом технического совещания или иным согласованным способом. Возможны следующие способы: обмен через систему файлообмена (FTP-сервер Общества или проектной организации, облачное хранилище), сообщение электронной почты, физические носители информации.
• Размещение документов в архиве проекта:
• договорные документы (договор на разработку проектной, рабочей, конструкторской документации, специальных технических условий, дополнения, приложения и спецификации к договору, технические задания, технические условия, технические требования, технические предложения и т.д.);
• входящие и исходящие письма, направляемые в процессе разработки документации по объекту;
• Организует подготовку ответов на входящие письма от исполнителей в установленные сроки.
• Отслеживает своевременно получение ответов на исходящие письма от проектных организаций, при необходимости самостоятельно направляет повторные запросы или требования о предоставлении ответа.
• Выполняет оформление протоколов технических совещаний, организует процесс согласования протоколов, направление согласованных протоколов участникам совещания и размещение в архиве проекта.
• Направляет уведомление (реестр документации) специалистам Общества о размещении в архиве согласованной документации.
• Направляет уведомление (реестр документации) в УКС Общества о размещении в архиве документации, готовой к передаче для производства работ.

Требования:

• Образование высшее или средне-техническое.
• Опыт работы с продуктами 1С.
• Умение читать проектно-сметную и др.технической документацию.
• Коммуникабельность, умение работать в команде.
• Умение аргументировать точку зрения, умение убеждать оппонента.
• Системное мышление и аналитический склад ума.

Условия:

• Работа в крупной, успешной компании.
• Место работы – г. Славянск-на-Кубани Краснодарского края.
• График работы – 5/2 (с 8:00 до 17:00).
• Оформление в соответствии с ТК РФ с первого рабочего дня.
• Возможность профессионального и карьерного развития.
• Повышение квалификации, прохождение обучения за счет компании.
• Медицинская комиссия при трудоустройстве за счет компании.
• Бесплатная автостоянка для транспорта.
• Доставка корпоративным транспортом по городу Славянск-на-Кубани и из г. Краснодар.