Офис-менеджер / Секретарь

Адвокатское бюро города Москвы "Соколов, Трусов и Партнёры" вот уже более 15 лет является одним из лидеров на рынке оказания юридических услуг.

Залог успешного и стабильного развития нашей организации заключается в сугубо профессиональном, чутком, исключительно индивидуальном подходе к разрешению проблем наших клиентов.

Команда опытных и высококвалифицированных адвокатов нашего Адвокатского бюро всегда готова решить любые кризисные ситуации и вопросы, возникающие у наших клиентов с минимальными рисками и в кратчайшие сроки.

Адвокатское бюро города Москвы "Соколов, Трусов и Партнёры" активно сотрудничает с юридическими компаниями и адвокатскими образованиями, расположенными в различных субъектах Российской Федерации, а также за рубежом, все это позволяет нам оперативно и качественно оказывать услуги клиентам, осуществляющим ведение бизнеса не только на территории Российской Федерации, но и на территории стран СНГ и Евросоюза.

Дружный коллектив Адвокатского бюро города Москвы "Соколов, Трусов и Партнёры" составляют целеустремленные, ответственные адвокаты-профессионалы с активной жизненной позицией.

В коллективе Адвокатского бюро города Москвы "Соколов, Трусов и Партнёры" создана очень дружелюбная и камерная рабочая атмосфера, комфорт наших сотрудников - один из залогов нашего успеха.

В настоящий момент мы ищем в нашу команду секретаря с функциями организации жизнедеятельности офиса - это человек, который станет незаменимым ангелом-хранителем в нашей рабочей жизни.

Обязанности:

• встреча гостей (клиентов) с размещением их в переговорной комнате или в зоне ожидания, приготовление чая\кофе гостям и руководителям;
• прием входящих звонков и их распределение (мини-АТС), запись контактной информации, исходящие звонки по поручениям адвокатов;
• регулярные визиты (2 раза в неделю) в ближайшее отделение Почты России (получение входящей корреспонденции, отправка писем: ценных, заказных), взаимодействие с Почтой России по вопросам регулярного почтового обслуживания Адвокатского бюро и компаний-партнёров;
• организация документооборота: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение внутренних реестров/журналов учета документации, копирование документов, сканирование документов с присвоением наименований по номенклатуре, выставление счетов на оплату клиентам, мониторинг местонахождения документов, контроль по закрывающим документам, ведение архива документов;
• подготовка документов по шаблонам (адвокатские ордера, счета, простые соглашения, доверенности и т.п.), а также составление несложных документов по поручениям руководителей: писем, претензий, уведомлений;
• взаимодействие с бухгалтером, сторонними организациями;
• поиск информации и оперативная помощь сотрудникам в решении их вопросов, связанных с работой офиса и организацией рабочего процесса;
• взаимодействие с курьерскими службами/службами доставки;
• организация командировок для сотрудников при необходимости: покупка ж/д и авиабилетов, бронирование гостиниц, заказ такси;
• обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ визиток, закупка канцелярских товаров, бытовой химии, чая, кофе, продуктов питания, воды и т.д.;
• ведение реестра по накладным расходам;
• мониторинг офиса: проверка работоспособности бытовых приборов, состояния мебели, опрятности общих зон пользования: кухня и переговорная комната, загрузка и разгрузка посудомоечной машины, проверка обеспечения переговорной комнаты водой, ручками, блокнотами и т.п.;
• контроль результатов работы уборщицы, дворника, подсобного рабочего;
• редкие поездки по Москве в условиях срочности при отсутствии других свободных сотрудников (доставка документов, походы к нотариусу, переводчикам и т.п.);
• при наличии диплома переводчика или преподавателя иностранного языка (английский язык) – письменные переводы документов на юридическую тематику с последующим заверением у нотариуса, деловая переписка на английском языке (за работу в качестве переводчика выплачивается премия в заранее оговоренном размере).

Требования:

• примерное понимание специфики работы адвокатского бюро (компании, оказывающей юридические услуги бизнесу, предпринимателям и физическим лицам);
• знание и примерное понимание первичных документов - что такое договор, акт, счет, счет-фактура, УПД, ТН, акты сверок и т.п.;
• знание основ делового этикета и офисного гостеприимства (приветствие, умение создать комфортные условия как для гостей, так и для работников офиса);
• деловые качества: пунктуальность, организованность, внимательность, тактичность, умение самостоятельно принимать решения, ответственность, исполнительность;
• личностные качества: эмоциональная устойчивость, доброжелательность, коммуникабельность, аккуратность, хозяйственность;
• умение работать в режиме многозадачности с большим объемом информации и документов;
• знание офисных программ, оргтехники;
• грамотная устная и письменная речь;
• опрятный внешний вид (в компании действует нестрогий дресс-код);
• знание основ делопроизводства и документооборота;
• желателен опыт работы от 3 лет специалистом по документообороту/делопроизводству, секретарем, офис-менеджером, администратором, бухгалтером, помощником руководителя и т.д.;
• наличие диплома переводчика или преподавателя иностранных языков (английский язык) приветствуется, но не является обязательным требованием.

Условия:

• оформление и социальные гарантии согласно ТК РФ;
• полный рабочий день с 10-00 до 19-00 с присутствием в офисе (возможность удаленной работы не обсуждается и не рассматривается);
• график работы 5/2;
• молодой, дружный коллектив (в офисе постоянно присутствуют 9 - 10 человек);
• количество гостей в среднем в день - от 0 до 3, количество входящих звонков в среднем в день - от 0 до 5;
• лояльное руководство, открытое к обсуждению любых ваших предложений и вопросов;
• возможно получение дополнительного образования и получения новых профессиональных компетенций за счет организации (обсуждается индивидуально);
• отдельное просторное комфортное рабочее место с мебелью премиум-класса;
• комфортный офис в ЦАО с развитой инфраструктурой
• офис оборудован отдельной уютной столовой для приема пищи и кухней со всей необходимой бытовой техникой;
• место работы - ст. м. Римская / Площадь Ильича (далее примерно 10 мин. пешком);
• уровень вознаграждения обсуждается с кандидатом на вакансию индивидуально по результатам собеседования.