Ассистент отдела

В команду одной из ведущих фармацевтических компаний ищем ассистента отдела

Обязанности:

• Помощь в организации групповых мероприятий: сведение информации о планах мероприятий, раскрытие информации о мероприятиях на сайте Росздравнадзора, мониторинг мероприятий;
• Ведение документооборота по региональным и федеральным мероприятиям;
• Контроль оплаты контрагентам по мероприятиям, контроль закрытия мероприятия и проверка подтверждающих документов;
• Поддержка региональных сотрудников, сотрудников отдела маркетинга, медицины;
• Переговоры с поставщиками услуг по организации групповых мероприятий;
• Регистрация договоров ГПХ в 1С, проверка соответствия требованиям, выгрузка отчета о договорах;
• Регистрация заявок и актов на мероприятия, коррекция и удаление заявок и актов, консультация сотрудников по процессам согласования;
• Заведения карточек на лекторов, ввод личных данных;
• Проставление оплат в 1С по актам;
• Документооборот: подготовка договоров к подписанию, сканирование подписанных договоров, заявок и актов, заведение заявок и актов, регистрация ДС;
• Консультация и поддержка всех пользователей 1С по ГПХ, технические вопросы;
• Ведение реестра по поездкам региональных лекторов (суммы за билеты, отели и трансферы);
• Организация логистики федеральных лекторов (билеты, отель и трансферы);
• Работа в ЭДО: обработка закрывающих документов по поездкам лекторов и делегатов.

Требования:

• Опыт работы в административной сфере;
• Опыт организации деловых мероприятий (выездные обучения, стратегические сессии, конференции);
• Знание основ документооборота с контрагентами (договоры, ДС, закрывающие документы);
• Уверенный пользователь MS Offise;
• Готовность работать в режиме многозадачности, умение расставлять приоритеты, инициативность, исполнительность, активность.

Условия:

• Официальное оформление по ТК РФ;
• График работы 5/2 пн-пт с 9.00 до 18.00;
• Заработная плата обсуждается по результатам собеседования;
• Комфортный офис в БЦ «Павелецкая Плаза», м.Павелецкая.