Офис-менеджер/помощник руководителя

Обязанности:

• Подготовка коммерческих предложений по типовому шаблону;
• Размещение публикаций на сайте (по видеоинструкции Tilda);
• Работа в CRM;
• Общее поддержание порядка в офисе (чистота, уют, обновление и оптимизация обстановки офиса), уход за растениями (полив, пересадка);
• Заказ и отслеживание расходных материалов;
• Формирование бюджета расходов на офисные нужды, его оптимизация посредством проведения ревизий поставщиков периодичностью не реже одного раза в полгода;
• Обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования и техники;
• Разработка, подача на утверждение руководителю, покупка и комплектация утвержденных подарков сотрудникам/заказчикам на государственные праздники РФ и лично(Дни рождения);
• Участие в организации корпоративных мероприятий;
• Ведение делопроизводства в своей зоне ответственности;
• Подготовка переговорной к совещаниям/встречам по указанию руководителя;
• Отслеживание/информирование руководителя о днях рождения сотрудников и контрагентов;
• Отслеживание/информирование коллектива о днях рождения сотрудников;
• Отслеживание оплат: телефония, сайт, др. жизнеобеспечительных услуг для офиса, членских взносов (СРО);
• Еженедельная проверка а/я на Почте РФ;
• Курьерские услуги по указанию руководителя (редко);
• Взаимодействие с типографией для периодического выпуска печатной продукции;
• Организация мелких ремонтных работ, периодической генеральной уборки;
• Контроль работы технического персонала (уборка, мелкий ремонт);
• Своевременное предоставление закрывающих документов по оплаченным счетам для бухгалтерии;
• Выполнение поручений руководства для обеспечения деятельности организации;
• Поиск и систематизация информации по профилю деятельности организации по указанию руководителя;
• Встреча посетителей (подача чая/кофе/воды).

Требования:

• опыт работы секретарем, офис‒менеджером от полугода;
• уверенный пользователь ПК;
• знание офисной оргтехники;
• знание делового этикета, грамотная устная и письменная речь;
• опрятный внешний вид, исполнительность, ответственность, трудолюбие, доброжелательность, пунктуальность, аккуратность, внимательность, позитивный настрой;
• владение фотошоп будет преимуществом.

Условия:

• оформление согласно ТК РФ;
• ДМС после испытательного срока;
• выплата заработной платы 2 раза в месяц без задержек;
• график: 5/2 (Пн-Пт) с 09.00 до 18.00, обед – с 13.00 до 14.00;
• уютный офис м.Балтийская-Технологический институт, молодой и дружелюбный коллектив.