Руководитель Административного отдела/Руководитель Секретариата

Обязанности:

• Организация, контроль работы и руководство Секретариатом (Административный отдел), составление графика работы, координация работы, распределение задач сотрудников административного отдела, водителей.
• Полная административная и информационная поддержка Генерального директора: поиск и подготовка необходимой информации, организация внешних и внутренних встреч, совещаний, обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.
• Планирование рабочего графика Генерального директора, ежедневное планирование и координация графика встреч, ведение календаря встреч и мероприятий.
• Подготовка совещаний и рабочих встреч (в т.ч. в онлайн формате), подготовка необходимой документации, рассылка повесток и материалов участникам совещаний, обеспечение явки участников, организация их грамотного протоколирования.
• Контроль исполнения задач, поставленных Генеральным директором сотрудникам кампании.
• Организация документооборота (прием, отправка, регистрация, архивирование документов), организация подписания документов Генеральным директором.
• Составление отчетности по запросу Генерального директора, контроль составления протоколов совещаний и встреч, деловая переписка.
• Участие в разработке и автоматизации процессов компании, методологическое сопровождение (процедуры, инструкции).
• Подготовка отчетов по работе Административного отдела и по исполнению задач другими подразделениям компании.
• Прием и распределение входящих звонков, обращений сотрудников и сообщений из корпоративной системы коммуникаций.
• Обработка входящей/ исходящей корреспонденции.
• Travel-поддержка: организация и обеспечение деловых поездок и встреч Генерального директора (логистика оптимальных маршрутов, бронирование билетов, гостиниц, трансфер, регистрация на рейс, визовое сопровождение, регистрация участия в конференциях и семинарах, организация питания и досуга).
• Контроль организации командировок и служебных поездок для всех сотрудников компании.
• Выполнение личных поручений Генерального директора.
• Контроль за рабочим пространством Генерального директора (рабочее место, приемная): наличие всего необходимого для продуктивной работы, доступ посетителей в кабинет руководителя.

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы от 3-х лет в аналогичной должности (административная поддержки руководителя, организация и контроль секретариата).
• Навыки работы с первыми лицами компании.
• Опыт работы в крупной компании, холдинге.
• Умение работать с большим объемом информации в режиме многозадачности.
• Знание правил делового этикета, грамотная устная и письменная речь.
• Уверенный пользователь ПК (МS Word, Excel), Битрикс 24, Программные продукты 1 С.
• Знание ПК и оргтехники на уровне опытного пользователя.
• Исполнительность, стрессоустойчивость, эмоциональный интеллект, навыки управления конфликтами, стратегическое мышление, умение делегировать задачи, тайм-менеджмент, умение расставить приоритеты.

Условия:

• Официальное трудоустройство.
• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00 (может быть ненормированный), офисный формат работы.
• Адрес офиса: ул. Стромынка, д. 25 стр. 1, м. Сокольники/м. Преображенская площадь.
• Конкурентоспособная заработная плата, обсуждается индивидуально на основе опыта и квалификации.
• Корпоративная кофейня.
• Корпоративные мероприятия и тест-драйвы для сотрудников.
• Возможность профессионального и карьерного роста внутри компании.