Специалист бюро пропусков

Обязанности:

• Обеспечивать работу бюро пропусков, выполнять поручения руководства по вопросам, относящимся к функциям бюро пропусков в соответствии с локальными нормативными актами Общества;
• Осуществлять оформление, выдачу пропускных документов работникам арендаторов, сотрудникам Общества, а также посетителям по заявкам установленного образца с визой непосредственного руководителя;
• Осуществлять учет и хранение бланков пропускных документов, заявок, а также материалов, используемых при оформлении пропускных документов;
• Подготавливать акты на списание пропускных документов, утративших свое практическое значение;
• Подготавливать и в установленный срок предоставлять в бухгалтерию Общества отчет о времени въезда/выезда транспортных средств арендаторов, а так же количество изготовленных пропусков (пластика), для выставления соответствующих счетов на оплату по ранее заключенным договорам на оказание услуг;
• Подготавливать и в установленный срок предоставлять в отдел по работе с персоналом Общества отчет о времени входа/выхода работников Общества для учета рабочего времени. Аналогичную информацию предоставлять по сотрудникам арендаторов (по письменному запросу);
• Проводить анализ практики работы бюро пропусков, вырабатывать рекомендации по совершенствованию этой работы;
• Взаимодействовать в вопросах обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов со структурными подразделениями общества и представителями охранной организации;
• - Производить своевременный заказ расходных материалов при оформлении, осуществлять контроль за их использованием. Своевременно предоставлять платежные и закрывающие документы в бухгалтерию;
• Подготавливать, выдавать и ежегодно обновлять формы бланков транспортных пропусков, вести учет автотранспорта имеющего право парковки на территории Общества;
• Принимать заявки на проход посетителей, проезда автотранспортных средств;
• При необходимости осуществлять прием корреспонденции Общества, без вскрытия упаковки, с последующей передачей в соответствующие подразделения Общества;
• Вести журнал учёта выдачи пропусков, их списания и блокирования;
• Проводить работу с арендаторами по своевременному предоставлению информации в бюро пропусков при приеме или увольнению работников, изменению списков автотранспортных средств.

Требования:

• Наличие навыков: ведение учета баз данных пропусков, реестров документов, организация архивного хранения документов, разработка номенклатуры текущих дел, работа с корреспонденцией;
• Уверенный пользователь ПК (программы: MS Office, Word, Excel, 1С, Outlook, Power Point), Навыки работы с оргтехникой: ксерокс, принтер, ламинатор, скан;
• Усидчивость, коммуникабельность, обучаемость, пунктуальность, внимательность к деталям, честность.

Условия:

• Официальное оформление по ТК РФ;
• Стабильные выплаты 2 раза в месяц без задержек;
• График работы 5/2 с 08:00-17:00 (сб и вс выходные дни);
• ДМС со стоматологией (добровольное медицинское страхование) после 6 месяцев работы;
• Ежегодная индексация заработной платы;
• Годовая премия;
• Подарки детям на новый год.