Документовед

Обязанности:

• 1. Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты по документационному обеспечению управления:
     1. подготавливать проекты локальных нормативных актов Учреждения по документационному обеспечению управления;
     2. представлять актуализированные проекты локальных нормативных актов Учреждения по документационному обеспечению управления на согласование руководству;
     3. ознакамливать работников Учреждения с его локальными нормативными актами и методическими документами по документационному обеспечению управления;
     4. консультировать работников Учреждения по вопросам документационного обеспечения управления, закрепленным в его локальных нормативных актах.
  2. Организовывать документирование управленческой деятельности в Учреждении:
     1. разрабатывать унифицированные формы документов, используемые в документационном обеспечении управления Учреждения;
     2. разрабатывать проекты табеля и альбома унифицированных форм документов, используемые в документационном обеспечении управления Учреждения;
     3. контролировать соблюдения требований по подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления в Учреждении;
     4. организовывать работу по переводу в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в Учреждении.
  3. Организация документооборота в Учреждении:
     1. выполнять операции по предварительному рассмотрению и регистрации документов Учреждения;
     2. вести регистрационные и учетные формы документов Учреждения;
     3. организовывать передачу документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в Учреждении;
     4. разрабатывать предложения по порядку согласования и удостоверения документов в Учреждении;
  4. Осуществлять информационно-справочную работу с документами Учреждения:
     1. формировать требования к разграничению уровней доступа работников Учреждения к документам и информации в соответствии с выполняемыми ими функциями;
     2. обеспечивать доступ к документам и информации Учреждения;
     3. осуществлять поиск и предоставление информации по документационному обеспечению управления по запросам работников Учреждения.
  5. Осуществлять контроль процесса и сроков исполнения документов в Учреждении:
     1. осуществлять постановку документов и поручений руководства Учреждения на контроль;
     2. организовывать исполнение документа Учреждения несколькими исполнителями, установка очередности их исполнения;
     3. контролировать этапы выполнения решений или операций, зафиксированных в документах;
     4. корректировать сроки исполнения документов в Учреждении;
     5. снимать документы и поручения руководства Учреждения с контроля;
  6. Организовывать оперативное хранение документов в Учреждении и передачу дел для последующего хранения:
     1. контролировать формирование документов в дела и организовывать их хранение в подразделениях Учреждения;
     2. формировать дела и организовывать их оперативное хранение в подразделении документационного обеспечения управления;
     3. контролировать создание и ведение справочно-поисковых средств по документам, хранящимся в подразделениях Учреждения (номенклатура дел, описи);
     4. составлять и вести номенклатуру дел Учреждения;
     5. контролировать выдачу в оперативное пользование документов Учреждения и их возврата;
     6. подготавливать документы для передачи и осуществлять передачу в архив Учреждения, а также в Объединенный архив Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга или на уничтожение.
  7. Точно и в срок выполнять указания и поручения руководителя структурного подразделения, вышестоящих руководителей.
  8. Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документы и материалы, своевременно сдавать их ответственному работнику.
  9. Надлежащим образом исполнять обязанности работника, установленные трудовым законодательством Российской Федерации и настоящей должностной инструкцией.

Требования:

• На должность документоведа принимается лицо, имеющее высшее образование – бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности без предъявления требований к опыту работы.

Условия:

• пятидневная рабочая неделя, выходные - суббота, воскресенье
• с 9 до 17.30, обед с 13.30 до 14.00
• ежегодный оплачиваемый отпуск 28 к/дн
• предусмотрены ежемесячные стимулирующие выплаты, в зависимости от фонда экономии заработной платы