Специалист многофункционального операционного центра/Multifunctional Center Specialist

At Johnson & Johnson, we believe health is everything. Our strength in healthcare innovation empowers us to build a world where complex diseases are prevented, treated, and cured, where treatments are smarter and less invasive, and solutions are personal. Through our expertise in Innovative Medicine and MedTech, we are uniquely positioned to innovate across the full spectrum of healthcare solutions today to deliver the breakthroughs of tomorrow, and profoundly impact health for humanity.

Johnson & Johnson (сектор MedTech) ищет сотрудника на позицию Специалиста многофункционального центра в Москве.

Обязанности:

• Своевременная и высококачественная обработка запросов от внутренних сотрудников по документообороту с подрядчиками Johnson & Johnson
• Обеспечение соблюдения всех процессов по документообороту
• Обеспечения быстрого доступа к необходимой информации и документации для сотрудников сектора MedTech
• Внесение договоров, приложений и дополнительных соглашений в систему Directum для согласования и обработки
• Внесение договоров, приложений и дополнительных соглашений в систему ICD
• Своевременное создание PO (purchase order) в системах Directum и eMarketplace
• Проверка контрагента, правильности данных и реквизитов в системе APEX, создание карточки контрагента в APEX или внесение корректировок на основании внутренних документов
• Обработка заявок в системе HCC Life и регулярная внутренняя коммуникация относительно статуса одобрения заявки
• Своевременная передача полного комплекта документов для оплаты в бухгалтерию (Tax reconcilers и Cash Applications)
• Коммуникация с контрагентами по вопросам перехода на электронных документооборот
• Формирование полного пакета закрывающих документов для оплаты
• Внутренняя коммуникация по вопросам формирования и подписания закрывающих документов
• Проверка и минимизация ошибок в предоставленных документах
• Своевременная предоставление данных в финансовый отдел для корректного отображения расходов
• Своевременная отправка уведомлений о статусе запросов внутренних сотрудников
• Ежедневное обновление данных о статусе внутренних заявок (SharePoint)
• Консультирование внутренних сотрудников по вопросам платежей и предоставления документов
• Обработка запросов о предоставлении документов для проверки
• Взаимодействие с курьерской службой по вопросам отправки и получения документов
• Включенность в работу над проектами по автоматизации документооборота

Требования:

• Высшее образование (экономическое, финансовое, юридическое)
• Опыт работы на аналогичной должности не менее 2 лет в области управления и оптимизации внутренних бизнес-процессов
• Опыт работы не менее 2 лет в области документооборота (бумажного и электронного) и делопроизводства, управления базами данных
• Знание систем электронного документооборота и процессов управления данными (в том числе: Kontur.Diadoc, 1C EDI, etc.)
• Знание Microsoft Excel: умение анализировать, обрабатывать и визуализировать данные с помощью формул и сводных таблиц
• Уверенные навыки работы с базами данных, хранилищами документов и электронными каталогами. Управление базами данных и анализ данных с помощью различных методов и программ
• Знание принципов управления проектами и опыт работы в сфере project-менеджмента является преимуществом
• Знание английского не ниже уровня Intermediate
• Активность, целеустремленность, коммуникабельность, инициативность, внимание к деталям, критическое мышление, пунктуальность, независимость, многозадачность, умение работать с большим объемом информации
• Высокая обучаемость и гибкость
• Командный игрок
• Высокие коммуникативные навыки, открытость