Офис-менеджер

Дата размещения вакансии: 08.06.2025
Работодатель: Мэри Кэй
Уровень зарплаты:
з/п не указана
Город:
Москва
Ленинградское шоссе 16Ас3
Требуемый опыт работы:
От 1 года до 3 лет

Обязанности:

  • Встреча посетителей офиса, заказ гостевых пропусков;
  • Подготовка переговорных комнат и кухни к приему посетителей: контроль чистоты, наличия письменных принадлежностей в переговорных, наличия в достаточном количестве чая/кофе/сахара/молока, проверка работы кофе-машин;
  • Подготовка переговорных комнат к тренингам и внутренним мероприятиям компании;
  • Обработка входящих звонков (выдается корпоративный мобильный телефон) и корреспонденции. Взаимодействие с курьерскими службами, отслеживание отправлений корреспонденции, регистрация входящих/исходящих писем;
  • Взаимодействие с инженерно-технической службой Бизнес Центра и Управляющей Компанией по хозяйственным вопросам;
  • Постоянный контроль и участие в обеспечении поставок товаров, необходимых для хозяйственной деятельности офиса;
  • Помощь в составлении авансовых отчетов сотрудников транспортной службы;
  • Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками по вопросам ТО оборудования (кондиционирование, пожарная сигнализация, СКУДы, офисные растения, обслуживание кулеров и кофемашин);
  • Обеспечение административной помощи в рамках Юридического отдела: проведение платежей, ведение архивов, переписка с контрагентами, records management, организация собраний, ведение юридических документов (перевод и форматирование, вычитка), подготовка авансовых отчетов, работа с копиями;
  • Подготовка, выдача доверенностей, ведение их реестра. Работа с ЭДО;
  • Подготовка презентаций.

Требования:

  • Высшее образование;

  • Опыт работы на административной роли от 1 года;
  • Уверенный пользователь MS Excel, Power Point, Word;
  • Знание 1С – как дополнительный плюс;
  • Знание английского языка на уровне не ниже Intermediate;
  • Внимательность, вежливость, трудолюбие, пунктуальность;
  • Умение работать с большим объемом документов и в режиме многозадачности.

Условия:

  • Оформление по ТК РФ в штат компании.
  • Официальная з/п + годовой бонус по итогам работы за год.
  • График работы с понедельника по пятницу в офисе, с 9 до 18 (пятница короткий день до 17).
  • Офис в шаговой доступности от м.Войковская или Балтийская.
  • Работа в современном, красивом офисном пространстве, где есть все необходимое для комфортной работы.
  • Расширенный социальный пакет: ДМС (+частичная оплата ДМС на ребенка), страхование жизни, страхование на период выезда за рубеж, скидки на продукцию компании.