Офис-менеджер

Обязанности:

• прием и первичная обработка входящих документов;
• предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
• подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем
• регистрация входящих документов;
• организация доставки документов исполнителям;
• ведение базы данных документов организации;
• ведение информационно-справочной работы;
• обработка и отправка исходящих документов;
• организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
• контроль исполнения документов в организации.
• подготавливает документы к последующему хранению и использованию, передает оформленные дела в архив;
• составляет проекты документов, их правка, организует подписание руководителем
• работает с почтовыми и курьерскими службами.
• готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя
• подача объявлений, вакансий на сайтах в интернете (Авито, hh.ru и т.д.)
• обеспечение канцтоварами, бумагой, водой, бытовыми предметами подразделений предприятия ( прием и подача заявок)
• обслуживание и контроль за работой кофемашины

Требования:

• нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
• структура организации, руководство структурных подразделений;
• современные информационные технологии работы с документами;
• порядок работы с документами;
• схемы документооборота;
• системы скоростного письма;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
• типовые сроки исполнения документов;
• принципы работы со сроковой картотекой;
• назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
• правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
• правила документационного обеспечения деятельности организации;
• виды документов, их назначение;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
• системы электронного документооборота;
• правила и сроки отправки исходящих документов;
• требования охраны труда.

Условия: