Офис-менеджер

В компанию-партнер ГК Ленстройтрест (компания по комплексной отделке и меблировке квартир в новостройках) требуется офис-менеджер.

Обязанности:

Административная поддержка:

• Выполнение административных и вспомогательных задач

• Ведение документооборота (прием, регистрация, распределение входящей и исходящей корреспонденции).

• Подготовка отчетов, презентаций и других документов по запросу генерального директора.

• Работа в 1С (согласование документов, заведение заявок на оплату);

• Организация хранения документации в соответствии с установленными стандартами.

Координация работы офиса:

• Координация взаимодействия между генеральным директором и другими подразделениями компании
• Организация встреч, совещаний и мероприятий (в том числе с клиентами и подрядчиками).
• Ведение календаря встреч и контроль за выполнением задач
• Взаимодействие с поставщиками услуг (уборка, охрана, техническое обслуживание).
• Поддержание связи с клиентами по вопросам текущих проектов.

Поддержка сотрудников:

• Обеспечение сотрудников необходимыми ресурсами для выполнения их задач.
• Помощь в решении текущих вопросов и проблем.
• Участие в организации корпоративных мероприятий.

Участие в проектной деятельности:

• Сбор информации о текущих проектах по отделке квартир.
• Ведение базы данных клиентов и проектов.
• Помощь в подготовке коммерческих предложений для клиентов.

Организация рабочего пространства:

• Обеспечение порядка и чистоты в офисе (координация работы уборщика).
• Закупка канцелярских товаров, расходных материалов и других необходимых ресурсов для работы офиса.
• Организация работы офисной техники: Обеспечение исправности оргтехники (принтеры, сканеры, копировальные аппараты), организация технического обслуживания и ремонта, закупка расходных материалов.

Требования:

• Релевантный опыт работы на данной позиции от 2 лет.
• Уверенный пользователь ПК и офисной техники.
• Опытный пользователь MS Excel, MS Word, Outlook, 1С.
• Ответственность, внимательность, инициативность, коммуникабельность, доброжелательность, пунктуальность, готовность работать в режиме многозадачности, грамотная устная и письменная речь.

Условия:

• Официальное оформление по ТК РФ с первого дня работы, соблюдение всех социальных гарантий.
• Достойный уровень дохода, прозрачная система оплаты труда (выплаты 2 раза в месяц).
• Современный офис в центре г. Санкт-Петербурга, в 5 минутах от ст.м. Садовая.
• Комфортные рабочие места, новая оргтехника.
• График работы 5/2, с 9.00 до 18.00.
• ДМС.
• Привлекательная социальная политика компании: корпоративные мероприятия и тимбилдинги.