Специалист сектора документационного обеспечения

осуществлять прием и обработку телеграмм и корреспонденции, поступающих в аппарат Губернатора и Управление делами посредством почтового ящика (накопителя), почтовой и фельдъегерской связи;

осуществлять сканирование принятой корреспонденции в целях создания визуального образа документа при регистрации в АСЭД;

осуществлять учет (ведение журнала) и передачу корреспонденции в отдел обращений граждан и организаций аппарата Губернатора;

осуществлять оформление и отправку пакетов документов фельдъегерской службой;

осуществлять сортировку и обработку (подготовку к отправке) исходящей корреспонденции, поступающей из приемных заместителей Губернатора Волгоградской области, аппарата Губернатора, Управления делами, депутатов ГС РФ и членов СФ РФ (формирование реестров, конвертование, подсчет количества отправлений, размещение информации в онлайн-сервисе Почта России, распечатка реестров, нанесение идентификационного номера на заказные отправления);

осуществлять проверку и прием входящей корреспонденции от представителей органов исполнительной власти Волгоградской области и организаций;

осуществлять регистрацию документов в АСЭД (по поручению вышестоящего должностного лица);

осуществлять подготовку и доставку (передачу) в АО "Ростелеком" реестров отправлений телеграмм;

обеспечивать сохранность проходящей служебной документации;

систематизировать и хранить документы текущего делопроизводства;

осуществлять подготовку и передачу законченных делопроизводством дел на хранение в архив;

обеспечивать выполнение требований, предъявляемых к защите документов и информации от несанкционированного доступа и копирования;

выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам;

выполнять точно и в срок указания и поручения непосредственного и вышестоящего руководства;

неукоснительно соблюдать принципы и правила служебного поведения работников, установленных локальным актом Учреждения; соблюдать правила внутреннего трудового распорядка Учреждения, пропускного режима, правила содержания служебных помещений и пожарной безопасности;

бережно и рационально использовать имущество и расходные материалы, предоставленные для исполнения должностных обязанностей;

соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документы
и материалы, своевременно сдавать их лицу, ответственному
за делопроизводство, в том числе при убытии в отпуск, в случае болезни или освобождения от должности;

отчитываться по результатам исполнения должностных обязанностей перед начальником отдела и вышестоящим руководством;

осуществлять иные обязанности в пределах своей компетенции.

Требования:

• высшее образование