Управляющий администратор Ивент площадки на мероприятиях

Вакансия открыта до 20 июня 2025 года!

Группа компаний Space and Place нанимает новых сотрудников на сдельную работу. Мы - эталон качества предоставления ивент услуг на рынке Москвы. Более 5000 мероприятий за последние 5 лет. Присоединяйтесь к профессионалам ивент индустрии уже сегодня!

Вакансия: Управляющий Администратор на мероприятия на ивент площадках Space & Place

Обязанности:

1. Сопровождение мероприятий (Event day operations)

• Полный контроль и координация площадки во время мероприятия.

• Присутствие от начала монтажа до окончания демонтажа.

• Встреча клиента, подрядчиков и гостей, контроль тайминга.

• Согласование с координатором и менеджером по продажам всех деталей по мероприятию.

• Контроль за соблюдением регламента аренды, правил пользования площадкой, техники безопасности.

• Быстрое реагирование в случае форс-мажоров: технические, клиентские, логистические сбои.

• Коммуникация с кейтерингом, декоратором, фотографом и другими подрядчиками.

• Принятие решений на месте в рамках полномочий, информирование руководства в нестандартных ситуациях.

• Закрытие мероприятия: проверка сохранности имущества, уборка, подписание актовЕжедневное администрирование площадки

• Ежедневная проверка состояния зала, оборудования, санузлов, склада, технических помещений.

• Контроль за чистотой и порядком (уборка, клининг, вывоз мусора).

• Ведение журнала технического состояния: поломки, износ, необходимость ремонта.

• Контроль наличия расходных материалов: туалетная бумага, мыло, салфетки, лампочки, батарейки и т.д.

• Заказ необходимых расходников по согласованию с офисом или управляющим.

• Поддержание презентабельного вида площадки, сезонный декор, корректная расстановка мебели.
  Просмотры и работа с клиентами

• Проведение просмотров пространства для потенциальных клиентов по заявке менеджера.

• Подробное информирование об условиях аренды, возможностях зала, доп. услугах, кейтеринге.

• Работа в паре с менеджером по продажам: фиксация вопросов клиента, передача информации, обратная связь.

• Ведение графика просмотров и бронирований.

• Подготовка площадки к просмотру: свет, запах, чистота, оформление, музыка — по чек-листу.
  Информирование, отчётность, документооборот

• Заполнение чек-листов открытия/закрытия смены.

• Ведение внутренней отчетности: количество просмотров, мероприятия, состояние оборудования.

• Фотоотчёты по мероприятиям (до/после, инциденты, особенности) — выгрузка в CRM или чат.

• Передача информации о необходимых закупках, поломках, недочетах.

• Составление актов приёмки/передачи и ведение журналов безопасности.
  Взаимодействие с другими отделами

• С менеджером по продажам — по просмотрам, подготовке к мероприятиям.

• С координатором мероприятий — по таймингам, логистике, подрядчикам.

• С кейтерингом — по размещению, логистике кухни, уборке, доступу.

• С техниками и клинингом — по регламенту подготовки площадки.

• С бухгалтерией — по учету ТМЦ и материальных средств.
  Дополнительные задачи

• Предложения по улучшению эксплуатации площадки и клиентского опыта.

• Контроль расхода ресурсов (электричество, вода, моющие средства и т.д.).

• Поддержка внутренней культуры компании и её репутации на площадке.

Требования:

• Ответственность
• Пунктуальность
• Коммуникабельность
• Находчивость
• Умение работать с клиентами

Условия:

• Работа на территории красивой резиденции (м. Бауманская)
• Возможность познакомиться с интересными людьми, актерами, блогерами
• Мероприятия как правило в выходные дни и вечерне-ночное время, длительностью от 6 часов
• Если Вы внимательный кандидат, напишите нам "хочу работать в Space and Place". Так мы точно обратим на Вас внимание!

  Вакансия открыта до 20 июня 2025 года!