Начальник организационного отдела/помощник Руководителя

Обязанности:

• комплекс мероприятий по сопровождению административно-распорядительной деятельности руководителя, в том числе: вести рабочий график; организовывать встречи, обеспечивать подготовку материалов к совещаниям, контролировать ход и сроки исполнения поручений руководителя и решений совещаний, информировать руководителя о статусе исполнения поручений, о переносах сроков исполнения поручений и их причинах; принимать необходимые меры для своевременного и качественного исполнения поручений, в том числе поступивших в адрес руководителя; своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по всем имеющимся каналам связи; организовывать проведение телефонных переговоров, ВКС, принимать информацию в адрес руководителя; готовить документы и материалы, необходимые для его оперативной работы, получать и предоставлять ему запрашиваемую информацию, не допускать ошибок в подготавливаемых документах;
• обеспечивать документооборот между руководителем и структурными подразделениями (принимать, фиксировать, передавать на рассмотрение документы, возвращать неверно оформленные на доработку; уточнять и информировать о сроках подписания документов; оформлять и обрабатывать документы, поступающие на имя руководителя через 1С Документооборот, направлять документы на исполнение, контролировать своевременность принятия документов сотрудниками для исполнения, отслеживать ход исполнения и осуществлять контроль исполнительской дисциплины; оперативно извещать руководителей структурных подразделений и должностных лиц о ходе рассмотрения документов и принятых руководителем решениях);
• организовывать подготовку служебных командировок руководителя, контролировать подготовку служебных командировок сотрудников;
• осуществлять работу, связанную с приемом посетителей руководителя;
• соблюдать строгую конфиденциальность в части содержания проходящих через руководителя документов и любой информации;
• осуществлять руководство организационным отделом.

Требования:

• высшее образование;
• релевантных опыт работы личным помощником руководителей/топ-менеджеров крупных компаний от 3х лет;
• опыт работы в 1С Документооборот;
• уверенный пользователь MS Office;
• грамотная устная и письменная речь, знание норм делового этикета;
• умение оперативно работать в режиме многозадачности, адаптироваться к быстроизменяющимся условиям деловой среды;
• внимательное отношение к деталям, четкость в работе с документами, корректное обращение с конфиденциальной информацией;
• способность самостоятельно расставлять приоритеты при решении задач, оптимально распределять время и рабочую нагрузку.

Условия:

• работа в крупной и стабильной компании;
• официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
• полностью белая заработная плата, выплата 2 раза в месяц на карту; оплачиваемый отпуск, б/л;
• График работы: 5-ти дневная рабочая неделя.