Офис-менеджер с функцией личного ассистента руководителя

Благотворительный фонд «ДАЛЬШЕ» – ведущий российский фонд по проблеме рака молочной железы. С 2011 года объединяет людей, чтобы у каждой женщины была возможность предупредить, вовремя обнаружить и вылечить рак груди. На базе фонда действует Горячая линия по вопросам рака груди, центр поддержки «Вместе» и онлайн платформе Вместе Плюс, где любая женщин и ее близкие могут получить профессиональную помощь специалистов бесплатно.

Ищем в команду офис-менеджера с функцией личного ассистента руководителя организации. Предпочтение отдается резюме с сопроводительным письмом.

Обязанности:

• Планирование и координация встреч руководителя
• Контроль выполнения подчиненными поручений руководителя
• Встреча гостей, заказ пропусков, приготовление и подача чая/кофе, поддержание порядка и чистоты в офисе
• Регистрация и контроль входящей и исходящей документации
• Ведение деловой переписки, отправка почтовой корреспонденции, составление писем
• Взаимодействие с курьерскими службами, прием/ отправка писем
• Организация собраний/встреч/звонков и составление протоколов по проведенным встречам, коммуникация по принятым решениям, мониторинг их выполнения
• Обеспечение бесперебойной работы офиса: заказ канцелярии, воды, мебели, оргтехники, печатной продукции, закупки по просьбам сотрудников и руководителя
• Организация командировок сотрудников: заказ билетов, бронирование гостиниц, трансфера (по необходимости)
• Ведение документооборота, сбор первичной бухгалтерской документации, документальное сопровождение договоров по АХО
• Взаимодействие с управляющей компанией ЖК, ИТ-подрядчиками и пр. (решение текущих технических вопросов, вызов специалистов, оформление заявок, клининг, ремонт и пр.
• Осуществление сбора необходимой информации по работе и конкретным задачам, подготовка отчётов и презентаций по запросу руководителя
• Поздравление сотрудников и партнеров со значимыми событиями
• Помощь в организации корпоративных мероприятий и активностей
• Выполнение личных поручений руководителя.

Требования:

• Высшее образование
• Опыт работы на аналогичной должности от 1 года
• Наличие знаний и практического опыта в составлении отчетов, оформлении презентаций, работе с Bitrix24
• Умение работать в режиме многозадачности, соблюдать дедлайны, высокий уровень ответственности и тайм-менеджмента
• Умение соблюдать субординацию, вести официальную деловую переписку и выстраивать коммуникации с людьми любого уровня и сферы деятельности.

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ, испытательный срок – 3 мес.
• График - 5/2, с 10:00 до 19:00 (строго в офисе)
• Комфортный офис – ЗАО, 12 минут от м. Ломоносовский проспект и Минская ( ЖК «Золотые ключи 2»)
• Бесплатная парковка
• Корпоративная мобильная связь
• Возможность профессионального и карьерного роста внутри организации
• Обучение и повышение квалификации за счет организации.