Ассистент Бэк офиса

Творческое Агентство «ПРОДУКТ» – профессиональная организация, специализирующаяся на продюсировании проектов в сфере КВН и креативных индустрий. Мы организуем лиги КВН по всей России, готовим команды для Высшей лиги КВН на Первом канале, а также реализуем спецпроекты в сфере креативных индустрий.

В настоящий момент мы в поисках Менеджера Бэк офиса, который станет неотъемлемой частью нашей команды.

Условия:

• Заработная плата 70.000₽ после вычета налогов;
• Сотрудничество по договору с самозанятым или ИП;
• График работы 5/2 с 10:00 до 19:00;
• Комфортный офис А+ класса, адрес ул. Октябрьская, д.67 (3 минуты от метро Марьина Роща);
• Для наших сотрудников в офисе есть бесплатный спортзал;
• Работа в крутой креативной команде, где каждый сотрудник является ее неотъемлемой частью;
• Мы создаем комфортные условия работы, включая современную фуд-зону с ежедневно обновляемым ассортиментом и корпоративными обедами раз в неделю.

Задачи достаточно разнообразные и их много, но общий объем небольшой. Мы все покажем, расскажем и всему научим!

1. Делопроизводство и документооборот

• Создание и оформление документов:
  • Подготовка приказов, писем, служебных записок, договоров и других документов;
  • Разработка и обновление шаблонов документов (внутренних и внешних);
  • Проверка документов на соответствие корпоративным стандартам и законодательным требованиям;
• Обработка корреспонденции:
  • Прием, регистрация, учет и распределение входящей и исходящей почты (электронной и бумажной);
  • Контроль сроков ответа на письма и запросы;
  • Подготовка и отправка исходящей корреспонденции (включая курьерские отправки);
• Систематизация и архивация документов:
  • Организация хранения документов (электронных и бумажных);
  • Ведение архива, обеспечение быстрого доступа к документам;
  • Подготовка документов для передачи в архив, включая оцифровку;
• Работа в ЭДО (Директум и другие системы):
  • Регистрация и маршрутизация документов в электронном документообороте;
  • Контроль подписания и согласования документов в ЭДО;

2. Организация офисной работы

• Канцелярия и расходные материалы:
  • Контроль запасов канцелярии, бумаги, картриджей и других офисных принадлежностей;
  • Своевременный заказ и пополнение расходных материалов;
• Поддержание порядка в офисе:
  • Организация рабочего пространства (чистота, функциональность);
  • Контроль за состоянием оргтехники (принтеры, сканеры, МФУ), координация ремонта;
  • Обеспечение офиса водой, кофе, чаем, снеками;
• Курьерские отправки и логистика:
  • Организация доставки документов и грузов (курьерские службы, почта);
  • Контроль сроков и отслеживание отправлений;

3. Travel-менеджмент (организация командировок)

• Бронирование билетов и гостиниц:
  • Поиск оптимальных вариантов перелетов и проживания с учетом бюджета и предпочтений сотрудников;
  • Взаимодействие с турагентствами и онлайн-сервисами;
• Визовая поддержка:
  • Подготовка документов для виз (приглашения, брони отелей, страховки);
  • Контроль сроков подачи заявлений и получение готовых виз;
• Оптимизация затрат на командировки:
  • Анализ цен на билеты и отели, выбор экономичных вариантов;
  • Ведение учета командировочных расходов;
• Организация встреч гостей:
  • Встреча деловых партнеров, клиентов, новых сотрудников;
  • Бронирование трансфера, организация размещения;

4. Административная поддержка

• Выполнение поручений руководства:
  • Подготовка отчетов, презентаций, аналитических справок;
  • Помощь в организации мероприятий (совещания, корпоративы, неформальные мероприятия);
• Пропускной режим:
  • Оформление пропусков для сотрудников и гостей;
  • Взаимодействие с охраной и службой безопасности;
• Поддержание корпоративной культуры:
  • Помощь в организации мероприятий для сотрудников (дни рождения, тимбилдинги);
  • Поддержание позитивной атмосферы в коллективе;

5. Дополнительные задачи

• Участие в улучшении офисных процессов;
• Взаимодействие с подрядчиками (уборка, обслуживание техники).