Менеджер Бэк офиса

Дата размещения вакансии: 05.06.2025
Работодатель: Продукт
Уровень зарплаты:
от 70000 RUR
Город:
Москва
Октябрьская улица 67
Требуемый опыт работы:
не требуется

Творческое Агентство «ПРОДУКТ» – профессиональная организация, специализирующаяся на продюсировании проектов в сфере КВН и креативных индустрий. Мы организуем лиги КВН по всей России, готовим команды для Высшей лиги КВН на Первом канале, а также реализуем спецпроекты в сфере креативных индустрий.

В настоящий момент мы в поисках Менеджера Бэк офиса, который станет неотъемлемой частью нашей команды.

Условия:

  • Заработная плата 70.000₽ после вычета налогов;
  • Сотрудничество по договору с самозанятым или ИП;
  • График работы 5/2 с 10:00 до 19:00;
  • Комфортный офис А+ класса, адрес ул. Октябрьская, д.67 (3 минуты от метро Марьина Роща);
  • Для наших сотрудников в офисе есть бесплатный спортзал;
  • Работа в крутой креативной команде, где каждый сотрудник является ее неотъемлемой частью;
  • Мы создаем комфортные условия работы, включая современную фуд-зону с ежедневно обновляемым ассортиментом и корпоративными обедами раз в неделю.

Задачи достаточно разнообразные и их много, но общий объем небольшой. Мы все покажем, расскажем и всему научим!

1. Делопроизводство и документооборот

  • Создание и оформление документов:
    • Подготовка приказов, писем, служебных записок, договоров и других документов;
    • Разработка и обновление шаблонов документов (внутренних и внешних);
    • Проверка документов на соответствие корпоративным стандартам и законодательным требованиям;
  • Обработка корреспонденции:
    • Прием, регистрация, учет и распределение входящей и исходящей почты (электронной и бумажной);
    • Контроль сроков ответа на письма и запросы;
    • Подготовка и отправка исходящей корреспонденции (включая курьерские отправки);
  • Систематизация и архивация документов:
    • Организация хранения документов (электронных и бумажных);
    • Ведение архива, обеспечение быстрого доступа к документам;
    • Подготовка документов для передачи в архив, включая оцифровку;
  • Работа в ЭДО (Директум и другие системы):
    • Регистрация и маршрутизация документов в электронном документообороте;
    • Контроль подписания и согласования документов в ЭДО;

2. Организация офисной работы

  • Канцелярия и расходные материалы:
    • Контроль запасов канцелярии, бумаги, картриджей и других офисных принадлежностей;
    • Своевременный заказ и пополнение расходных материалов;
  • Поддержание порядка в офисе:
    • Организация рабочего пространства (чистота, функциональность);
    • Контроль за состоянием оргтехники (принтеры, сканеры, МФУ), координация ремонта;
    • Обеспечение офиса водой, кофе, чаем, снеками;
  • Курьерские отправки и логистика:
    • Организация доставки документов и грузов (курьерские службы, почта);
    • Контроль сроков и отслеживание отправлений;

3. Travel-менеджмент (организация командировок)

  • Бронирование билетов и гостиниц:
    • Поиск оптимальных вариантов перелетов и проживания с учетом бюджета и предпочтений сотрудников;
    • Взаимодействие с турагентствами и онлайн-сервисами;
  • Визовая поддержка:
    • Подготовка документов для виз (приглашения, брони отелей, страховки);
    • Контроль сроков подачи заявлений и получение готовых виз;
  • Оптимизация затрат на командировки:
    • Анализ цен на билеты и отели, выбор экономичных вариантов;
    • Ведение учета командировочных расходов;
  • Организация встреч гостей:
    • Встреча деловых партнеров, клиентов, новых сотрудников;
    • Бронирование трансфера, организация размещения;

4. Административная поддержка

  • Выполнение поручений руководства:
    • Подготовка отчетов, презентаций, аналитических справок;
    • Помощь в организации мероприятий (совещания, корпоративы, неформальные мероприятия);
  • Пропускной режим:
    • Оформление пропусков для сотрудников и гостей;
    • Взаимодействие с охраной и службой безопасности;
  • Поддержание корпоративной культуры:
    • Помощь в организации мероприятий для сотрудников (дни рождения, тимбилдинги);
    • Поддержание позитивной атмосферы в коллективе;

5. Дополнительные задачи

  • Участие в улучшении офисных процессов;
  • Взаимодействие с подрядчиками (уборка, обслуживание техники).