проспект Вернадского 12Д
Обязанности:
1. Прием, регистрация и учет входящей корреспонденции:
* Получение почты (электронной и бумажной), факсов.
* Фиксация входящих документов в журналах или электронных системах (присвоение входящего номера, даты).
* Сканирование бумажных документов.
* Первичная сортировка корреспонденции по адресатам/отделам/срочности/важности.
2. Обработка исходящей корреспонденции:
* Регистрация исходящих документов (писем, приказов, распоряжений и т.д.).
* Подготовка документов к отправке (распечатка, оформление конвертов, заполнение бланков для курьеров/почты).
* Отправка электронной почты от имени организации/руководства.
3. Контроль исполнения документов:
* Отслеживание сроков исполнения поручений, указанных в документах или данных руководством.
* Напоминание ответственным лицам/отделам о приближающихся или просроченных сроках.
* Ведение журналов/картотек/электронных баз по исполнению документов.
4. Формирование и ведение дел (номенклатура дел):
* Систематизация документов (бумажных и электронных) по тематикам, проектам, срокам хранения.
* Формирование папок (дел) согласно утвержденной номенклатуре дел организации.
* Обеспечение правильного хранения документов (в шкафах, архиве, электронных системах).
* Подготовка документов к архивному хранению или уничтожению по истечении сроков.
5. Делопроизводственное обеспечение:
* Подготовка проектов стандартных документов (письма, приказы, протоколы, справки и др.) по указанию руководства или по шаблонам.
* Проверка правильности оформления документов на соответствие правилам делопроизводства и стандартам организации (наличие подписей, виз, дат, регистрационных номеров).
* Ведение журналов регистрации различных документов (приказов, договоров, служебных записок и т.д.).
* Копирование, сканирование, брошюрование документов.
6. Работа с базами данных и информационными системами:
* Ввод информации в электронные системы документооборота (СЭД), базы данных.
* Поиск необходимой информации в архивах (бумажных и электронных).
* Обеспечение актуальности информации в системах.
7. Взаимодействие и коммуникация:
* Прием телефонных звонков, первичная консультация посетителей, направление их к соответствующим сотрудникам.
* Взаимодействие с другими отделами по вопросам документооборота и получения/передачи информации.
* Информирование руководства о поступившей важной корреспонденции, срочных документах.
8. Общие канцелярские обязанности:
* Обеспечение офиса канцелярскими принадлежностями (по согласованию).
* Организация рабочего места руководителя (при необходимости).
* Выполнение разовых поручений руководства, связанных с документами или информацией.
Требования:
1. Образование:
* Среднее специальное образование (желательно по специальностям: "Документационное обеспечение управления и архивоведение", "Секретарь-делопроизводитель", "Офис-менеджер" и т.п.).
* Знание основ делопроизводства и документооборота обязательно.
2. Знания:
* Делопроизводство: Знание ГОСТов и нормативных актов, регулирующих документооборот в РФ (основы), правил составления и оформления документов, видов документов, системы регистрации, принципов организации документооборота, номенклатуры дел, сроков хранения документов.
* Офисные программы: Свободное владение ПК: MS Office (Word – углубленно, Excel, Outlook – обязательно; PowerPoint – часто требуется). Умение работать с электронной почтой.
* Оргтехника: Уверенное пользование принтером, сканером, копиром, факсом, МФУ.
* СЭД (Системы Электронного Документооборота): Знание и опыт работы с одной или несколькими популярными СЭД (Директум, 1С:Документооборот, ТЕЗИС, Е1 Евфрат, Логис и т.д.) – часто является ключевым требованием или большим преимуществом.
* Базы данных: Базовые навыки работы с базами данных (поиск, ввод информации).
3. Навыки (Hard Skills):
* Высокая скорость и точность печати (русский язык).
* Навыки работы с большими объемами информации.
* Умение систематизировать документы и информацию.
* Навыки сканирования и обработки отсканированных документов.
* Грамотная устная и письменная речь (русский язык).
4. Личные качества (Soft Skills):
* Внимательность и аккуратность: Ключевые качества для работы с документами.
* Ответственность и исполнительность: Своевременное выполнение задач, контроль сроков.
* Организованность и пунктуальность: Умение планировать свое время, соблюдение сроков.
* Стрессоустойчивость: Способность работать в условиях многозадачности и срочности.
* Усидчивость и терпение: Работа часто монотонная, требующая концентрации.
* Коммуникабельность и вежливость: Умение общаться с разными людьми (коллеги, клиенты, руководство).
* Дисциплинированность.
* Умение хранить конфиденциальную информацию.
5. Опыт работы:
* от 1 года делопроизводителем, офис-менеджером или на аналогичных должностях.
6. Дополнительные требования :
* Знание иностранных языков.
* Знание специализированных программ (1С:Зарплата и Кадры, 1С:Бухгалтерия - на базовом уровне для поиска документов, КонсультантПлюс/Гарант).
* Опыт работы в конкретной отрасли (БПЛА)
Условия:
- Заработная плата 90-120 тыс рублей
- Место работы в шаговой доступности от метро Проспкет Вернадского
- Работа на опытном производстве
- Ежегодный отпуск, стабильный оклад, адекватный руководитель.
