Travel Manager for Family Office
Location: Remote - EU Timezone
Flight Management:
-
Develop a system for family preferences regarding flights, including seating, airlines, and aircraft types.
-
Create and maintain a database of guests and their preferred travel classes.
-
Manage loyalty programs (e.g., Air France Bonus).
-
Track the duration of the family's stays in various countries.
-
Create accounts with all airlines to accumulate bonus points and utilize them for class upgrades, baggage purchases, etc.
-
Check flight restrictions (visas, necessary documentation).
-
Search for tickets for the family, guests, and staffOptimize ticket prices.
-
Optimize flight times.
-
Monitor flight delays via Flight Radar.
-
Search for VIP services (arrival and departure).
-
Ensure the VIP service agent is present at the meeting point.
Transfers and Accommodations:
-
Order transfers (car, taxi, motorcycle taxi).
-
Verify transfer arrangements both in advance and on-site.
-
Develop a preference system for hotels worldwide.
-
Search for hotels for the family, guests, and staff.
-
Arrange travel and accommodation for friends invited on business.
Travel Arrangements:
-
Identify the best flight options.
-
Control and check entry/exit conditions (COVID, visas, immigration, QR code insurance, necessary online declarations).
-
Handle visa and permit procedures.
-
Communicate with greeters, transfer agents, and VIP terminals.
-
Make transfer reservations.
VIP Terminals:
-
Verify documents before flights.
-
Negotiate cooperation with hotels for advantageous prices.
-
Guarantee payment for extras in hotels (develop an automatic system).
-
Organize flights with private jets
Entertainment and Events:
-
Find entertainment events at the family's travel locations.
-
Arrange for guides
Documentation and Emergencies:
-
Prepare visa documents
-
Make appointments at embassies
-
Assist in case of lost baggage by searching and contacting airlines
-
Ensure dogs' documents are ready and all authorizations are received
-
Check that vaccinations for the selected individuals are done as needed
-
Search for yachts and other luxury transportation option
Requirements:
-
Minimum of 3 years of experience in travel planning, concierge services, or similar roles.
-
Fluent English and Russian (oral and written). Knowledge of French is a big advantage
-
Adaptability to work in highly paced environment and adapt to frequently changing circumstances
-
Good understanding of luxury segment of travel arrangement
-
Familiarity with database management and CRM systems
-
Advanced knowledge of travel booking platforms, loyalty program platforms, and airline systems
-
Familiarity with tools like Flight Radar, GDS (Global Distribution Systems), and hotel booking platforms is a big advantage
Менеджер по тревел-поддержке семьи
Авиаперелёты:
-
Разработка системы учета предпочтений семьи в отношении перелётов (места, авиакомпании, типы самолётов)
-
Создание и поддержание базы данных гостей и их предпочтений по классам перелётов
-
Управление бонусными программами (например, Air France Bonus)
-
Отслеживание сроков пребывания семьи в разных странах
-
Регистрация аккаунтов во всех авиакомпаниях для накопления бонусов и их использования (апгрейд класса, багаж и т.д.)
-
Проверка ограничений на перелёты (визы, необходимые документы)
-
Поиск авиабилетов для семьи, гостей и персонала
-
Оптимизация стоимости билетов
-
Оптимизация времени вылета и прилёта
-
Мониторинг задержек рейсов через Flight Radar
-
Поиск VIP-сервисов (встреча, проводы)
-
Контроль присутствия агента VIP-сервиса в точке встречи
-
Заказ трансферов (авто, такси, мототакси)
-
Проверка организации трансфера заранее и на месте
-
Разработка системы предпочтений по отелям по всему миру
-
Поиск и бронирование отелей для семьи, гостей и персонала
-
Организация поездок и проживания для друзей, приглашённых по деловым вопросам
Организация поездок:
-
Поиск оптимальных вариантов перелётов
-
Контроль условий въезда/выезда (COVID, визы, иммиграция, QR-коды, онлайн-декларации)
-
Оформление виз и разрешений
-
Коммуникация с встречающими, трансфер-агентами и VIP-терминалами
-
Бронирование трансферов
VIP-терминалы:
-
Проверка документов перед вылетами
-
Ведение переговоров с отелями для получения выгодных условий
-
Гарантированная оплата дополнительных услуг в отелях (создание автоматизированной системы)
-
Организация частных перелётов (на джетах)
Досуг и мероприятия:
-
Поиск развлечений в местах пребывания семьи
-
Организация экскурсий и гидов
Документы и экстренные случаи:
-
Подготовка документов для виз
-
Запись в посольства
-
Помощь при утере багажа (поиск, связь с авиакомпаниями)
-
Проверка наличия документов и разрешений на вывоз собак
-
Контроль вакцинаций для выбранных лиц
-
Поиск яхт и других видов премиального транспорта
Требования:
-
Опыт работы в сфере планирования путешествий, консьерж-услуг или схожих ролей — от 3 лет
-
Свободное владение английским и русским языками (письменно и устно). Знание французского — большое преимущество
-
Способность эффективно работать в быстро меняющейся среде
-
Понимание особенностей организации путешествий в luxury-сегменте
-
Знание CRM-систем и баз данных
-
Отличное владение платформами бронирования, бонусными программами и системами авиакомпаний
-
Опыт работы с Flight Radar, GDS (Global Distribution Systems), платформами бронирования отелей — большое преимущество