Travel Manager

Travel Manager for Family Office

Location: Remote - EU Timezone

Flight Management:

• Develop a system for family preferences regarding flights, including seating, airlines, and aircraft types.

• Create and maintain a database of guests and their preferred travel classes.

• Manage loyalty programs (e.g., Air France Bonus).

• Track the duration of the family's stays in various countries.

• Create accounts with all airlines to accumulate bonus points and utilize them for class upgrades, baggage purchases, etc.

• Check flight restrictions (visas, necessary documentation).

• Search for tickets for the family, guests, and staffOptimize ticket prices.

• Optimize flight times.

• Monitor flight delays via Flight Radar.

• Search for VIP services (arrival and departure).

• Ensure the VIP service agent is present at the meeting point.

Transfers and Accommodations:

• Order transfers (car, taxi, motorcycle taxi).

• Verify transfer arrangements both in advance and on-site.

• Develop a preference system for hotels worldwide.

• Search for hotels for the family, guests, and staff.

• Arrange travel and accommodation for friends invited on business.

Travel Arrangements:

• Identify the best flight options.

• Control and check entry/exit conditions (COVID, visas, immigration, QR code insurance, necessary online declarations).

• Handle visa and permit procedures.

• Communicate with greeters, transfer agents, and VIP terminals.

• Make transfer reservations.

VIP Terminals:

• Verify documents before flights.

• Negotiate cooperation with hotels for advantageous prices.

• Guarantee payment for extras in hotels (develop an automatic system).

• Organize flights with private jets

Entertainment and Events:

• Find entertainment events at the family's travel locations.

• Arrange for guides

Documentation and Emergencies:

• Prepare visa documents

• Make appointments at embassies

• Assist in case of lost baggage by searching and contacting airlines

• Ensure dogs' documents are ready and all authorizations are received

• Check that vaccinations for the selected individuals are done as needed

• Search for yachts and other luxury transportation option

  Requirements:

• Minimum of 3 years of experience in travel planning, concierge services, or similar roles.

• Fluent English and Russian (oral and written). Knowledge of French is a big advantage

• Adaptability to work in highly paced environment and adapt to frequently changing circumstances

• Good understanding of luxury segment of travel arrangement

• Familiarity with database management and CRM systems

• Advanced knowledge of travel booking platforms, loyalty program platforms, and airline systems

• Familiarity with tools like Flight Radar, GDS (Global Distribution Systems), and hotel booking platforms is a big advantage

Менеджер по тревел-поддержке семьи

Авиаперелёты:

• Разработка системы учета предпочтений семьи в отношении перелётов (места, авиакомпании, типы самолётов)

• Создание и поддержание базы данных гостей и их предпочтений по классам перелётов

• Управление бонусными программами (например, Air France Bonus)

• Отслеживание сроков пребывания семьи в разных странах

• Регистрация аккаунтов во всех авиакомпаниях для накопления бонусов и их использования (апгрейд класса, багаж и т.д.)

• Проверка ограничений на перелёты (визы, необходимые документы)

• Поиск авиабилетов для семьи, гостей и персонала

• Оптимизация стоимости билетов

• Оптимизация времени вылета и прилёта

• Мониторинг задержек рейсов через Flight Radar

• Поиск VIP-сервисов (встреча, проводы)

• Контроль присутствия агента VIP-сервиса в точке встречи

• Заказ трансферов (авто, такси, мототакси)

• Проверка организации трансфера заранее и на месте

• Разработка системы предпочтений по отелям по всему миру

• Поиск и бронирование отелей для семьи, гостей и персонала

• Организация поездок и проживания для друзей, приглашённых по деловым вопросам

Организация поездок:

• Поиск оптимальных вариантов перелётов

• Контроль условий въезда/выезда (COVID, визы, иммиграция, QR-коды, онлайн-декларации)

• Оформление виз и разрешений

• Коммуникация с встречающими, трансфер-агентами и VIP-терминалами

• Бронирование трансферов

VIP-терминалы:

• Проверка документов перед вылетами

• Ведение переговоров с отелями для получения выгодных условий

• Гарантированная оплата дополнительных услуг в отелях (создание автоматизированной системы)

• Организация частных перелётов (на джетах)

Досуг и мероприятия:

• Поиск развлечений в местах пребывания семьи

• Организация экскурсий и гидов

Документы и экстренные случаи:

• Подготовка документов для виз

• Запись в посольства

• Помощь при утере багажа (поиск, связь с авиакомпаниями)

• Проверка наличия документов и разрешений на вывоз собак

• Контроль вакцинаций для выбранных лиц

• Поиск яхт и других видов премиального транспорта

Требования:

• Опыт работы в сфере планирования путешествий, консьерж-услуг или схожих ролей — от 3 лет

• Свободное владение английским и русским языками (письменно и устно). Знание французского — большое преимущество

• Способность эффективно работать в быстро меняющейся среде

• Понимание особенностей организации путешествий в luxury-сегменте

• Знание CRM-систем и баз данных

• Отличное владение платформами бронирования, бонусными программами и системами авиакомпаний

• Опыт работы с Flight Radar, GDS (Global Distribution Systems), платформами бронирования отелей — большое преимущество