Офис-менеджер/ Секретарь

Обязанности:

Работа в составе группы компаний *несколько юридических лиц

• Обеспечивать функционирование офиса: заказывать канцтовары, расходные материалы, воду, товары для кухни (бумажные полотенца, салфетки, стаканы, мыло, тарелки, средства для мытья посуды, вилки, ложки, ножи и т.д.), закупать чай/кофе, молоко, сливки, конфеты и другие товары по поручению непосредственного руководителя; формировать бюджет расходов на офисные нужды;
• Работа с муниципальными организациями города
  Министерство экономического развития Вологодской области
  Фонд ресурсной поддержки бизнеса и предпринимательства
  Торгово-Промышленная палата
• Работа с электронными платформами
  Работа по господдержке предприятия *субсидии, работа по фондам
  Работа на электронной площадке ГИСП
• Контролировать работу курьерской службы и технического персонала;
• Формировать письма и заносить в реестр, ездить на почту, принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию и звонки;
• Формирование доверенностей;
• Обеспечивать исправность офисного и хозяйственного оборудования;
• Ведение журнала входящей/ исходящей документации
• Организовывать поездки и командировки: заказывать билеты, трансфер, бронировать гостиницы и осуществлять иные задачи по поручению непосредственного руководителя;
• Организовывать встречи, совещания и переговоры;
• Помощь в организации корпоративных мероприятий;
• Следить за чистотой в офисе, пополнение рабочей аптечки
• По поручениям бухгалтерии и отдела кадров ездить военкомат, в ПФ и другие органы для сдачи отчетов и документов в бумажном формате; осуществлять помощь в прошивке документов

Требования:

• опыт работы в аналогичной должности
• коммуникативность, стрессоустойчивость, готовность работать в режиме многозадачности, быстрая обучаемость
• ПК/CRM системы "на отлично"

Условия:

• график 5/2 с 08.15-17.30., пятница до 16.30
• официальное трудоустройство согласно ТКРФ
• профессиональный и карьерный рост
• дружный коллектив и современный офис
• комфортное вхождение в должность: адаптационное сопровождение и передача дел от действующего офис-менеджера