Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

• Управление календарем и графиком руководителя:

  • Планирование, координация и контроль графика встреч, совещаний, мероприятий.

  • Оптимизация рабочего времени руководителя, приоритизация задач.

  • Своевременное информирование руководителя о предстоящих событиях.

  • Контроль соблюдения графика.

• Организация совещаний и встреч:

  • Полный цикл подготовки совещаний (внутренних и внешних): бронирование переговорных, оповещение участников, подготовка повестки дня, необходимых материалов.

  • Организация встреч с партнерами, клиентами, представителями органов власти.

  • Настройка и обеспечение работы ВКС (Видеоконференцсвязи).

• Документооборот и деловая переписка:

  • Работа в системе электронного документооборота (СЭД) "СД Практика": регистрация, контроль исполнения, маршрутизация входящих и исходящих документов.

  • Подготовка проектов писем, служебных записок, приказов, презентаций и других документов по поручению руководителя.

  • Ведение архива электронных и бумажных документов.

• Взаимодействие с внешними структурами:

  • Организация оперативного и четкого взаимодействия с Министерством сельского хозяйства и продовольствия Республики Татарстан (МСХиП РТ) и другими государственными органами по поручению руководителя.

• Организация командировок:

  • Полная организация деловых поездок руководителя: бронирование авиа/жд билетов, бронирование гостиниц, оформление командировочных документов.

  • Подготовка необходимых материалов для командировок.

  • Контроль расходов по командировкам, подготовка документов для бухгалтерии.

• Организация участия в выставках и мероприятиях:

  • Координация участия компании в выставках (включая "Агроволга", "Kazan Digital Week" и др.).

  • Организация графика руководителя и сотрудников на выставке.

• Участие в совещаниях и протоколирование:

  • Участие в совещаниях под руководством директора.

  • Фиксация ключевых решений, поручений, дискуссий.

  • Своевременная подготовка и рассылка протоколов совещаний (при необходимости).

  • Контроль исполнения поручений, вынесенных на совещаниях.

• Общая административная поддержка:

  • Обработка входящих звонков и корреспонденции (электронной и бумажной), первичный анализ и фильтрация информации.

  • Выполнение разовых поручений руководителя.

Требования:

• Образование: Высшее образование.

• Опыт работы: Опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером, секретарем или на аналогичной позиции не менее 3 лет.

• Профессиональные навыки (Hard Skills):

  • Обязательно: Свободное владение ПК: продвинутый пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook - на уровне подготовки сложных документов, таблиц, презентаций, управления почтой и календарями).

  • Обязательно: Опыт работы в системе электронного документооборота (СЭД) "СД Практика" (или готовность к быстрому обучению).

  • Обязательно: Навыки организации онлайн-мероприятий и работы с системами ВКС (Яндекс Телемост).

  • Опыт организации командировок (бронирование билетов, отелей).

  • Опыт организации участия в выставках/конференциях.

  • Навыки протоколирования совещаний.

  • Знание основ делопроизводства и документооборота.

Условия:

• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ
• Работа в крупной и стабильной государственной ИТ-компании при Министерстве сельского хозяйства и продовольствия РТ
• 100% белая заработная плата
• График работы 5/2 с 8:00 до 17:00
• Ежегодный оплачиваемый отпуск
• Работа в историческом центре города - Дворец Земледелия
• Служебная парковка

  Заработная плата будет определена по итогам собеседования