Секретарь/Личный помощник

Обязанности:

• Обработка входящих звонков, консультация клиентов, ведение записи и распределение клиентов на консультантов;
• Обработка (регистрация) входящей/исходящей корреспонденции, подготовка ответов на запросы, ведение деловой переписки;
• Обработка заявок с сайта/почты/госуслуг, ведение записи клиентов с сайта/почты/госуслуг;
• Обеспечение офиса (вода, кофе, канцелярские принадлежности, предметы гигиены и др.), оплата коммунальных услуг;
• Проверка нотариальных реестров, исправление тех ошибок;
• Работа с курьерскими службами (доставками), оформление приемочных документов;
• Работа с клинингом (уборщицей), постановка задач, контроль качества;
• Работа с web-мастером (актуализация информации на сайте (тарифы, новые нот действия), с СЕО-специалистами по продвижению сайта, с отзывами на различных площадка (Яндекс карты, 2Gis, Google карты и др.);
• Помощь сотрудникам нотариальной конторы/бюро переводов в подготовке документов при отсутствии занятости по основной работе;
• Чай/кофе/доставка обеда;
• Выполнение личных поручений (напр., бронирование ресторана, покупка билетов, подбор товаров/анализ цен на товары (литература, техника и др.);
• Обработка входящей корреспонденции (анализ/распечатка важной информации на эл почте, в том числе: изменений законодательства, участия в важных научных и др. мероприятиях, актуальных и полезных статей/информации, рекомендаций палаты и др.);
• Подготовка документов (напр., писем, ответов, заявлений на визу и др.), распечатка/сканирование документов и др.

Условия:

• Пн-Пт с 10.00 - 18.30

Важные качества: ответственность, исполнительность, инициативность, желание работать, отсутствие боязни переработать, отношение к задачам руководителя как к своим.