Делопроизводитель отдела делопроизводства и архива

Обязанности:

• Документационное обеспечение деятельности Общества
• Осуществлять ежедневную регистрацию документов (исходящих писем) в системе электронного документооборота и обеспечивать их доставку каналами связи: «официальный электронный почтовый адрес», «корпоративная система электронного документооборота «КСЭД», именной корпоративный абонентский узел «Деловая почта», факсимильной связью, нарочно.
• Приобщать в систему электронного документооборота обратную связь от получателей исходящих писем, получаемую в ответ на переданную корреспонденцию.
• Выполнять регулярные проверочные действия в журналах регистрации системы электронного документооборота «Исходящие письма»: проставлять связи документов, дозаполнение полей, актуализацию комментариев.

• Подшивать «в дело» оригиналы отработанных документов в соответствии с номенклатурой дел и внутренними инструкциями.

  Подключаться к регистрационным действиям по иным участкам работы делопроизводителя (входящие документы)

• Обеспечивать корректную маршрутизацию документов адресатам в системе электронного документооборота «Директум» после регистрационных действий, вести учет и обработку возвратов документов с рассмотрения, выполнять действия по переадресации при необходимости.
• Запускать в работу в блоки деятельности по направлениям входящие запросы со сжатыми сроками исполнения из перечня общеконтрольных контрагентов, предоставлять ответы на вопросы, поступающие на официальный почтовый адрес Общества относительно наличия ответных писем.

Требования:

• Образование высшее
• Продвинутый пользователь ПК и пакета офисных программ - обязательно.
• Навыки работы в системах электронного документооборота.
• Опыт работы не менее двух лет в области документационного обеспечения управления.
• Опыт обеспечения поточных регистрационных бизнес-процессов (ср. объем - не менее 110 единиц в день, разные каналы доставки).

Знания и навыки:

- Знание правил работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

- Знание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- Знание нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления;

- Знание порядка движения и согласования основных видов документов

Условия:

• Работа в крупнейшей нефтедобывающей компании (дочернее Общество ПАО НК "Роснефть");
• Добровольное медицинское страхование;
• Корпоративная пенсионная программа;
• Санаторно-курортное лечение;
• Страхование жизни и здоровья от несчастных случаев;
• Эргономичный офис в г. Иркутске.