Администратор проектов (специалист по документообороту)

Международное рекламное агентство, специализирующееся на проведении крупных стимулирующих мероприятий (NCP), с глубокой экспертизой в digital gaming (AR, Web, игровые платформы), и производстве игрушек и мерчендайзинга.

Приглашаем присоединиться к команде Координатора проектов, который поможет компании справляться с растущим потоком проектов.

Ключевые задачи и функционал:

1. Прием и обработка входящей документации:

• Получение технических заданий (ТЗ) и иных входящих документов от менеджеров проектов или напрямую от клиентов.

Первичная проверка комплектности и формата входящих документо.

2. Контроль первичной документации от подрядчиков:

• Запрос документов: своевременный запрос у менеджера проекта/подрядчиков полного комплекта "закрывающих" документов по каждому этапу проекта в соответствии с условиями договоров и графиком проекта.
• Проверка корректности: тщательная проверка полученных от подрядчиков документов на:
  • Соответствие условиям контракта/договора.
  • Формальную корректность (наличие всех обязательных реквизитов, подписей, печатей).
  • Соответствие фактически выполненным работам/оказанным услугам.
  • Арифметическую точность (суммы в актах, накладных, счетах-фактурах).
  • Своевременность предоставления.
• Решение несоответствий: выявление и оперативное информирование менеджера проекта/руководства о любых несоответствиях, ошибках или просрочках в документах подрядчиков. Участие в решении данных вопросов (запрос исправленных документов, пояснений).

3. Формирование и передача закрывающих документов клиенту:

• Комплектация полного пакета закрывающих документов по проекту для клиента (Акты выполненных работ/оказанных услуг (АВР/АУР), Универсальные передаточные документы (УПД), счета-фактуры, накладные (ТОРГ-12), гарантийные письма и т.д.) в соответствии с требованиями договора и клиента.
• Проверка внутренней согласованности комплекта (соответствие сумм, номеров, дат во всех документах пакета).
• Организация подписания актов с клиентом (координация с менеджером проекта/клиентом).
• Своевременная отправка/передача оригиналов и электронных копий документов клиенту.

4. Взаимодействие с бухгалтерией:

• Своевременная передача проверенных и оформленных первичных документов от подрядчиков в бухгалтерию для оплаты и учета.
• Участие в сверках с подрядчиками (по документам) по запросу бухгалтерии или менеджера проекта.
• Предоставление документов и информации по проектам по запросам бухгалтерии.

5. Работа со сметами и коммерческими предложениями (подготовка/оформление):

• Формализация расчетов, предоставленных менеджером проекта, в стандартные формы смет и коммерческих предложений.
• Проверка базовых арифметических расчетов в сметах.
• Оформление смет и КП в соответствии с корпоративными шаблонами и требованиями клиента.
• Согласование оформленных документов с менеджером проекта и передача клиенту.

Требования:

1. Опыт работы от 2х лет на позиции менеджера по документообороту, офис-менеджера с усиленной документной функцией, ассистента руководителя с работой с первичкой, или в бухгалтерской службе (кредиторская задолженность, работа с поставщиками). Опыт работы в рекламном агентстве и понимание специфики будет очень большим преимуществом;
2. Отличное знание первичной учетной документации: понимание назначения, правил заполнения и взаимосвязи документов (Договоры, Счета, Акт выполненных работ/оказанных услуг (АВР/АУР), Накладная (ТОРГ-12), Счет-фактура, УПД, гарантийные письма).
3. Внимание к деталям и высокая аккуратность (ключевое качество!).
4. Организованность, системный подход к работе с документами, умение работать с большими объемами информации.
5. Умение четко следовать инструкциям и регламентам.
6. Навыки эффективного поиска информации в документах.
7. Уверенный пользователь ПК: MS Office (Excel – обязательно на уровне уверенной работы с таблицами, сортировкой, фильтрами; Word, Outlook).
8. Ответственность, исполнительность, пунктуальность.

• Коммуникативные навыки для эффективного взаимодействия с менеджерами проектов, подрядчиками (по документам), бухгалтерией.

Чего ждать от нас:

• Крутые омниканальные проекты, нестандартные подходы, крупных клиентов с амбициозными задачами.
• Строим агентство так, чтобы в нем нравилось работать самим.
• Наша команда многогранна, проактивна. Для нас важно, чтобы наши коллеги могли расти и достигать результатов совместно с нами в дружеской атмосфере.
• Официальное оформление, ЗП адекватная рынку, стабильная и соответствующая твоему уровню компетенций (Fix).
• ДМС после прохождения испытательного срока.
• Компенсация моб связи и питания.
• Гибридный график работы (Пн-Ср офис, Чт-Пт удаленка). Офис находится между м. Дмитровская и м. Савеловская, территория бизнес-парка Фактория.