Личный ассистент / Бизнесс ассистент

Обязанности:

• Ведение расписания и делового календаря (напоминания, коррекция, дедлайны, логистика, тайминг), организация и всесторонняя, в том числе документационная и информационная поддержка рабочего процесса;
• Ведение списка контактов, контроль значимых событий и дат, покупка бизнес-подарков, организация поздравлений коллег, друзей, партнеров;
• Планирование и координация переговоров, совещаний, встреч, деловых поездок и мероприятий, протоколирование, контроль исполнения задач;
• Участие в совещаниях: организация, подготовка, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, получение подтверждений о присутствии, подготовка и согласование повестки, ведение протокола;
• Контроль сроков исполнения поручений руководителя и получение сведений от структурных подразделений или исполнителей, формирование ежедневного/еженедельного отчета по задачам;
• Административная и информационная поддержка руководителя.
• Организация мероприятий различного масштаба — от бизнес-завтраков до свадеб и юбилеев с учетом предпочтений руководителя, семьи и гостей.
• Подбор и найм персонала, распределение функционала, координация и контроль повседневной деятельности, организация прохождения чек-листов здоровья, обучение и развитие сотрудников, проведение периодической оценки эффективности.
• Планирование и учет семейного бюджета, ведение финансовой отчетности.
• Tavel- support: покупка билетов, бронирование отелей, составление оптимальных маршрутов путешествий (включая ежедневный досуг), организация трансфера, визовая поддержка, обмен валюты, сбор документов и вещей для поездок. Сопровождение при необходимости.
• Контроль сроков действия паспортов, виз, налоговых обязательств, штрафов, коммунальных платежей, аренды и прочих важных документов.
• Сопровождение сделок с недвижимым и движимым имуществом в России и за рубежом.
• Обеспечение высокого уровня сервиса и доверия.
• Курирование строительных и ремонтных объектов, а также обслуживания недвижимого и движимого имущества.
• Контроль состояния основного дома и других объектов недвижимости, управление графиками профилактических работ.
• Осуществление закупок на территории РФ и за рубежом.
• Проведение встреч, подготовка отчетов и презентаций для семьи.
• Административная поддержка руководителя (документы, визы, счета, архив). Прием и обработка входящей/исходящей корреспонденции, поступающей руководителю. Работа с таблицами в Excel (сводные таблицы, ВПР), Google и др., Bitrix24, Pyrus, Notion, ToDoist, ChatGPT, Outlook, MS Office, Power Point;;
• Сбор и предоставление любой информации по запросу руководителя (бизнес, финансы, инвестиции и т.д.), подготовка аналитических справок, отчетов и презентаций, бюджетирование;
• Выполнение личных поручений руководителя.
• Строгое соблюдение конфиденциальности и защита персональной информации.

Требования:

• Успешный опыт работы от 3-х лет;
• Умение работать с Excel, Google таблицами, Google календарь, Miro, Trello.
• Системность, организованность, ответственность, пунктуальность и перфекционизм.
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Знание Английского языка желательно;
• С готовностью быть на связи 24/7.

Условия:

• Гибридный формат работы (Поездки в офис не чаще 1 раза в неделю. Офис БЦ «Останкино»)
• График: гибкий. Важно быть на связи с 10:00 до 21:00 МСК. Возможны задачи по выходным.
• Официальное трудоустройство и соблюдение ТК РФ;
• Возможность роста до управленца направления или руководителя Family Office
• Предоставляем MacBook для работы.