Секретарь (офис-менеджер) организации

Строительная компания выполняет функции службы технического заказчика, проектировщика

Обязанности:

​​​

Прием и распределение входящих телефонных звонков, исходящие звонки;

Прием и распределение входящей корреспонденции, оформление и отправка исходящей корреспонденции, деловая переписка организации;

Организация курьерских отправок и получений (доставок);

Ведение документооборота: печать, копирование, сканирование, заверение и архивирование документов;

Приемка - отправка документов по ЭДО, учет-хранение документов в электронном и бумажном виде;

Встреча и прием клиентов, партнеров, посетителей офиса;

Организация поездок, командировок сотрудников (бронирование гостиниц, билетов и т.п.);

Обеспечение координации работы сотрудников организации, обеспечение взаимодействия

между подразделениями компании;

Контроль выполнения указаний руководства, донесение резолюций руководителя до конкретных исполнителей;

Поиск необходимой информации по поручению руководителя организации (Internet);

Подготовка совещаний, собраний, zoom встреч (подборка материалов, оповещение участников о месте и времени мероприятия, контроль соблюдение регламентов);

Прием и своевременное представление документов на подпись руководителю;

Взаимодействие с арендодателем помещений офиса: менеджерами управляющей компании, инженерной службой (контроль работы служб электроснабжения, водоснабжения, теплоснабжения, кондиционирования), службой контроля-допуска (охраной) по вопросам доступа в помещения компании, заказа и получения пропусков;

Поддержание порядка в офисе, поддержание порядка в лаунж-зоне компании;

Заказ канцелярии, воды, чая/кофе, печенья, фруктов и т.п.

​​Поиск, подбор персонала согласно утвержденной заявке ((Руководитель проектов, ГИП, Инженер строительного контроля, тендерный специалист и.т.д.). Закрытие вакансий компании, учитывая потребности бизнеса;

Размещение информации о вакансиях через ресурсы и сервисы поиска персонала, работа со службой занятости;

Работа с откликами на работных сайтах, мессенджерах и соц.сетях;

Поиск сотрудников по горячим базам и резюме;

Анализ и выбор наиболее эффективных источников подбора кандидатов;

Проведение телефонных интервью, видео-интервью, личных собеседований, использование эффективных методов интервьюирования, оценки и отбора персонала;

Оценка профессиональных компетенций и личных качеств кандидатов;

Организация проведения второго этапа интервью с руководителем;

Предоставление обратной связи кандидатам;

Мониторинг рынка труда и анализ уровня заработных плат по профилю должностей компаний;

Ведение баз данных;

Ежедневная отчетность о проделанной работе.

Требования:

• Образование – среднее профессиональное, неоконченное высшее, высшее;

• Очень желателен опыт работы в строительной организации, приветствуется опыт работы в структуре заказчика, либо образование строительного профиля;

  Опыт административной работы, опыт работы на позиции секретаря/офис-менеджера от 1 года (будет являться преимуществом);

• Владение ПК (Word, Excel, MS Office на уровне уверенного пользователя, Outlook, др.),ЭДО

  Очень желателен опыт работы в CRM-системе («Bitrix 24»), с порталами гос.услуг;

  Умение работать с большими объемами информации в режиме многозадачности;

  Грамотная устная и письменная речь, широкий кругозор;

  Знание этикета деловой переписки, делопроизводства;

  Деловые и личные качества: доброжелательность, вежливость, внимательность к деталям, пунктуальность, ответственность, хорошая обучаемость, оперативность, исполнительность, стрессоустойчивость, опрятность в одежде;

• Аккуратность в работе с электронным и бумажным документооборотом;

  Обладание самодисциплиной (вашу трудовую дисциплину не требуется контролировать в части исполнения поставленных Вам задач), вы нацелены делать свое дело хорошо, умеете работать на результат, а не на процесс, умеете управлять своим рабочим временем;

  Умение своевременно предвидеть потребности компании.

  Умение составлять поисковые запросы на работных сайтах (HH.ru, SuperJob.ru, JobLab.ru, AVITO.ru и других платформах);

Условия:

• Работа в офисе компании (современный комфортабельный офис), м. Авиамоторная, адрес 2ая ул. Энтузиастов 5к7.;

• График работы с понедельника по пятницу (с 09.00 до 18.00);

  Официальное трудоустройство по ТК РФ (отпуск, больничный и пр.);

  Зарплата два раза в месяц;

• Корпоративы и праздники в честь побед компании и сотрудников, регулярные культурные мероприятия за счет организации;

  Чай, кофе, орешки, фрукты, кондитерка в офисе.