Секретарь - делопроизводитель

Компания Криогенные приборы специализируется на разработке, производстве криостатов и другого криогенного оборудования, применяемого в научных исследованиях. Оборудование отправляется во все уголки России.
Мы открываем вакансию секретаря - делопроизводителя, который:
Будет лицом нашей компании для наших клиентов и сотрудников. Будет важным членом нашей команды

Обязанности:

• Распределение входящих звонков и электронной почты.
• Организация работы с посетителями:
• контроль доступа в помещение, встречу, прием и необходимое обслуживание гостей, клиентов, партнеров;
• сервировку чайного (кофейного) стола для посетителей
• контроль за порядком (необходимая уборка после переговоров, семинаров, презентаций) и наличием канцтоваров в переговорной комнате
• Обеспечение офиса продуктами (чай, кофе, сахар, вода и пр.).
• Обеспечение гостевой кухни и кухни посудой, столовыми принадлежностями и средствами гигиены.
• Обеспечение офиса канцтоварами, средствами гигиены, расходными материалами, мебелью и пр. в том числе поиск поставщиков с оптимальной ценой (формирование заказа, получение счета, контроль оплаты, контроль доставки и получения). Организация мест хранения вышеуказанных материалов.
• Заказ канцтоваров, рекламных и прочих изделий с маркировкой фирменным логотипом компании (формирование заказа, получение счета, контроль оплаты, контроль доставки и получения). Организация мест хранения вышеуказанных материалов.
• Ведение списка сотрудников компании, с контактными данными, днями рождений и пр.
• Вывешивание поздравительных открыток в холле.
• Хранение и выдача сотрудникам сим карт корпоративной телефонии (Мегафон). Учет сим-карт.
• Контроль состояния лицевых счетов и своевременной оплаты телефонии (Мегафон, Манго-Телеком, интернет). Взаимодействие с этими компаниями по текущим вопросам. Подключение роуминговых опций сотрудникам, уезжающим в командировки.
• Взаимодействие с системным администратором по вопросу работоспособности оргтехники и пр. оборудования компании.
• Подготовка печатной документации по поручению сотрудников компании (копирование, распечатывание, брошюрование и пр.)
• Оформление документов: доверенностей, запросов, писем, ответов на претензии и пр. по поручению сотрудников компании.
• Получение официальных документов в органах власти (справки, выписки из налоговой, фондов и пр.). Заверение необходимых копий у нотариуса.
• Учет наличия оригиналов документов (договоры, накладные, счета, акты и пр.) и распределение документов по правилам документооборота компании по поручению бухгалтерии. Запрос недостающих или неверно оформленных документов у поставщиков/покупателей.
• Прием и отправка корреспонденции. Ведение списка входящей/исходящей почты.
• Работа по получению и отправке мелких курьерских отправлений по поручению сотрудников компании. Заключение договоров с курьерскими службами на выгодных для компании условиях. Контроль состояния счетов в курьерских компаниях.
• Контроль за порядком в офисе (руководство уборщицей, поливка цветов, организация планов уборки зоны приема и приготовления пищи сотрудниками компании при необходимости).
• Организация совместных мероприятий компании. Резервирование мест проведения мероприятий. Организация закупки еды, напитков.
• Заказ билетов и гостиниц сотрудникам компании. Организация договорных отношений с поставщиками услуг бронирования на выгодных для компании условиях.
• Выполнение требований законодательства РФ по профилактике КОВИД (измерение температуры, объявления, антисептик и т.п.)
• Работа с первичной документацией, ее обработка, сортировка и передача в бухгалтерию.
• Ведение электронного архива документов. Сканирование входящих и исходящих документов.
• Ведение и учет списка машиномест.
• Помощь менеджерам, находящимся на удаленной (дистанционной) работе в приемке и отгрузке заказов.
• Страхование грузов.
• Выдача гостевых ключей и контроль их сдачи.
• Уборка кухни каждый день (кофемашина, посуда и т.д.)

Требования:

• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года
• Английский язык - уровень intermediate
• Грамотная устная и письменная речь
• Вежливость и доброжелательность

Условия:

• Работа с пн по пт с 9.00 до 18.00 в офисе
• Офис находится на м. Щукинская (5 минут от метро пешком)
• Дружный коллектив, корпоративы